1Verantwortlicher
ImmoAktas, Inhaber Timur Aktas Gonzalez (Einzelunternehmen), Dollersweg 19, 44319 Dortmund. E-Mail: datenschutz@immoaktas.com.
2Diese Website
Beim Aufruf dieser Website verarbeitet unser Hosting-Dienstleister technisch notwendige Daten (IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seite, Browser) zur Auslieferung und zum Schutz vor Angriffen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Wir setzen keine Cookies, kein Tracking und keine Analyse-Werkzeuge ein. Schriften werden von unserem eigenen Server geladen.
3Kontaktformular und E-Mail
Wenn du uns schreibst, verarbeiten wir Name, E-Mail-Adresse und Nachricht, um deine Anfrage zu beantworten (Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. f DSGVO). Die Daten löschen wir, wenn die Anfrage erledigt ist und keine Aufbewahrungspflicht besteht.
4Nutzung von ImmoAktas (Web-App und Apps)
Für dein Konto verarbeiten wir E-Mail-Adresse, Name, Anmeldedaten und Nutzungsprotokolle (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Daten, die du über deine Objekte und Mieter eingibst (z. B. Namen, Verträge, Zählerstände, Zahlungen, Belege), verarbeiten wir in deinem Auftrag als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO). Den Vertrag zur Auftragsverarbeitung erhältst du auf Anfrage.
Belegerkennung mit KI, nur mit deiner Zustimmung: Wenn du zustimmst, senden wir das Foto bzw. PDF eines Belegs, den du hochlädst, an Anthropic, PBC (USA). Daraus werden Vorschläge für Lieferant, Betrag, Leistungszeitraum und Kostenart erstellt; du prüfst und bestätigst jeden Wert, bevor er in eine Abrechnung einfließt. Übermittelt wird der Beleg mit allem, was darauf steht. Das können auch Namen, Adressen und Beträge sein. Weitere Daten über deine Mieter senden wir nicht mit.
Anthropic handelt dabei als unser Auftragsverarbeiter (für Daten, die wir in deinem Auftrag verarbeiten, als Unterauftragsverarbeiter; Art. 28 DSGVO). Die Übermittlung in die USA ist durch EU-Standardvertragsklauseln abgesichert (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Deine Belege werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet.
Wir fragen dich vor dem ersten Beleg-Upload in der Web-App bzw. App. Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO); wir speichern, wann du welcher Fassung zugestimmt hast. Die Einwilligung gilt für dich persönlich, nicht für dein ganzes Team. Du kannst sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen: in der Web-App unter Einstellungen → Daten & Export, in der App unter Profil → Konto & Datenschutz. Ohne Zustimmung wird kein Beleg an Anthropic gesendet: Belege werden nur gespeichert und du erfasst die Werte manuell. Alle anderen Funktionen bleiben nutzbar.
Zahlungen: Abonnements im Web wickeln wir über Stripe ab, In-App-Käufe über Apple bzw. Google und RevenueCat. Zahlungsdaten selbst erhalten wir nicht.
Push-Mitteilungen: Nur wenn du sie erlaubst. Dafür speichern wir ein Geräte-Token.
Fehlerberichte: Technische Fehler werden ohne personenbezogene Inhalte an einen Dienst zur Fehleranalyse übermittelt (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
5Dienstleister
| Anbieter | Zweck | Ort |
|---|---|---|
| Cloudflare, Inc. | Auslieferung der Website und der Web-App, DNS, Schutz vor Angriffen, Speicherung von Belegen und Dateien (R2, Speicherort EU) | EU/USA (EU-Standardvertragsklauseln, Data Privacy Framework) |
| Render Services, Inc. | Server (Region Frankfurt) | Deutschland |
| MongoDB, Inc. (Atlas) | Datenbank (Region Frankfurt) | Deutschland |
| Google Ireland Ltd. (Firebase Authentication, Firebase Cloud Messaging) | Anmeldung (Prüfung von Passwort, Anmeldung mit Google oder Apple und zweitem Faktor; die Sitzung danach verwaltet ImmoAktas selbst) und Zustellung von Push-Mitteilungen | EU/USA (EU-Standardvertragsklauseln, Data Privacy Framework) |
| Resend, Inc. | Versand von System-E-Mails | EU/USA (EU-Standardvertragsklauseln) |
| Stripe Payments Europe Ltd. | Zahlungsabwicklung Web | Irland |
| RevenueCat, Inc. / Apple / Google | In-App-Käufe | USA (EU-Standardvertragsklauseln) |
| Anthropic, PBC | Auslesen von Belegen (KI), ohne Training mit deinen Daten | USA (EU-Standardvertragsklauseln) |
| Functional Software, Inc. (Sentry) | Fehlerberichte ohne personenbezogene Inhalte | EU (Frankfurt) |
6Speicherdauer
Wir speichern Daten, solange dein Konto besteht. Nach einer Kontolöschung werden Daten nach 14 Tagen gelöscht, außer wir müssen sie aufgrund gesetzlicher Pflichten aufbewahren (z. B. Rechnungen 10 Jahre); dann werden sie gesperrt aufbewahrt und nach Ablauf der Frist gelöscht.
7Deine Rechte
Du hast das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch (Art. 15–21 DSGVO). Einen Export aller Daten erstellst du jederzeit selbst in der App. Du kannst dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, zum Beispiel bei der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen.
8Mieter
Wenn dein Vermieter ImmoAktas nutzt, ist er für deine Daten verantwortlich. Wir verarbeiten sie in seinem Auftrag. Anfragen zu deinen Rechten richtest du bitte an deinen Vermieter; wir unterstützen ihn dabei.