Wie können wir dir helfen?

ImmoAktas ist eine Software für die Betriebskostenabrechnung von Wohnungen, im Browser (die Apps für iPhone und Android folgen nach der Store-Prüfung). Du fotografierst Rechnungen, ImmoAktas erkennt Betrag, Zeitraum und Kostenart, rechnet jede Wohnung tagesgenau aus und erstellt für jeden Mieter seine Abrechnung samt Rechenweg.

Für private Vermieter mit einer einzelnen Eigentumswohnung genauso wie für Bestände mit hunderten Einheiten. Abrechnungszeitraum, Umlageschlüssel und Rollen stellst du je Objekt ein.

Die Adresse, deine Wohnungen mit Wohnfläche, die Mieter mit Einzugsdatum und monatlicher Vorauszahlung und die Rechnungen des Jahres. Was noch fehlt, zeigt dir die Jahres-Checkliste. Etagen (DG, OG, EG, Keller/UG) kannst du nach dem Anlegen des Hauses jederzeit ergänzen oder entfernen.

Ja. Lade die Belege der Vorjahre hoch, ImmoAktas ordnet sie dem richtigen Zeitraum zu. Ist die Abrechnungsfrist schon abgelaufen, weist dich die App darauf hin: Eine Nachzahlung kannst du dann in der Regel nicht mehr fordern, ein Guthaben musst du trotzdem auszahlen.

Ja, und es kostet nichts: Die erste Wohnung ist dauerhaft kostenlos. Du trägst die Positionen der Hausgeldabrechnung deiner WEG-Verwaltung ein (typische sind vorbelegt), ImmoAktas rechnet deinen Anteil aus, übernimmt die umlagefähigen Positionen und lässt nicht umlagefähige wie Verwaltervergütung und Erhaltungsrücklage bei dir.

Nein. ImmoAktas setzt die geltenden Regeln (BGB, BetrKV, HeizkostenV, CO2KostAufG) in Rechenregeln um und erinnert dich an Fristen. Im Streitfall ersetzt es keine Beratung durch Anwalt, Eigentümerverband oder Mieterverein.

Per Foto mit der App oder als PDF- und Bild-Upload im Browser, auch mehrere auf einmal. Ein mehrseitiges PDF bleibt ein Beleg, doppelte Belege werden erkannt und markiert.

ImmoAktas liest Absender, Zeitraum, Betrag und Kostenart aus und markiert unsichere Felder. Du bestätigst jeden Beleg, bevor er in die Abrechnung geht, und kannst jedes Feld ändern. Ohne deine Bestätigung wird nichts verbucht.

Sie werden tagesgenau geteilt. Beispiel: Eine Gebäudeversicherung über 1.540,00 € gilt vom 01.10.2025 bis 30.09.2026. Auf 2025 entfallen 92 von 365 Tagen, also 388,16 €, auf 2026 die übrigen 1.151,84 €.

Nur Betriebskosten aus dem Katalog des § 2 Betriebskostenverordnung und nur, wenn der Mietvertrag die Umlage vereinbart. Nicht umlagefähig sind etwa Verwaltungskosten, Reparaturen und Instandhaltung, Bankgebühren und seit dem 01.07.2024 auch Gebühren für Kabel-TV. ImmoAktas ordnet jede Kostenart zu und markiert, was du selbst trägst.

Nein. Seit dem 01.07.2024 sind Kabel-TV-Kosten nicht mehr als Betriebskosten umlagefähig. Du markierst solche Positionen als nicht umlagefähig, sie bleiben dann aus der Umlage.

Ja, als manuelle Position mit Begründung, zum Beispiel Gartenpflege in Eigenleistung. Eigene Arbeit darfst du mit dem Betrag ansetzen, den eine Fachfirma verlangen würde, aber ohne deren Umsatzsteuer.

Spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums. Für das Kalenderjahr 2025 also bis zum 31.12.2026. Entscheidend ist, wann sie beim Mieter ankommt, nicht wann du sie abschickst. Danach kannst du in der Regel keine Nachzahlung mehr verlangen.

Kein Problem. Du legst pro Objekt den Beginn fest, zum Beispiel 01.07.–30.06. ImmoAktas teilt jede Rechnung tagesgenau auf die Zeiträume auf. Ein Zeitraum darf höchstens zwölf Monate lang sein.

Was im Mietvertrag vereinbart ist, gilt. Fehlt eine Vereinbarung, wird nach Wohnfläche umgelegt, Kosten mit erfasstem Verbrauch nach Verbrauch. Üblich sind außerdem Personen (zum Beispiel Müll) und Einheiten (zum Beispiel Wartung). ImmoAktas zeigt je Position, welcher Schlüssel greift.

Jeder Mieter zahlt nur für seine Tage. Zieht ein Mieter am 30.04. aus und der nächste am 01.05. ein, trägt der erste 120 von 365 Tagen und der zweite die übrigen 245. Beide bekommen eine eigene Abrechnung mit ihren eigenen Vorauszahlungen.

Du als Vermieter. Leerstand darf nicht auf die übrigen Mieter verteilt werden. ImmoAktas weist die Leerstandskosten als eigene Zeile beim Vermieter aus.

Nach der Heizkostenverordnung: 50 bis 70 % nach erfasstem Verbrauch, der Rest nach Fläche. Rechnest du ohne Verbrauchserfassung ab, darf der Mieter seinen Anteil um 15 % kürzen. Fehlen vorgeschriebene fernablesbare Geräte oder die monatlichen Verbrauchsinformationen, sind es jeweils 3 %. Die Werte vom Messdienst übernimmst du per Import.

Nach dem 10-Stufen-Modell des CO2-Kostenaufteilungsgesetzes. Maßgeblich ist der CO2-Ausstoß je m² Wohnfläche und Jahr: Unter 12 kg zahlt der Mieter alles, ab 52 kg trägt der Vermieter 95 %. ImmoAktas rechnet die Stufe aus den Angaben der Brennstoffrechnung und weist sie in jeder Abrechnung aus.

Mieter können 20 % der enthaltenen Arbeitskosten von ihrer Steuer abziehen, bei haushaltsnahen Dienstleistungen wie Treppenhausreinigung höchstens 4.000 € im Jahr, bei Handwerkerleistungen höchstens 1.200 €. ImmoAktas weist den Lohnanteil in jeder Abrechnung gesondert aus.

Ja. Du überschreibst ihn mit Begründung. Der berechnete Wert bleibt sichtbar, die Differenz trägt der Vermieter. Finalisierte Abrechnungen änderst du nur über eine Korrekturabrechnung.

Du, dein Hausmeister oder deine Mieter erfassen sie in der App, gern mit Foto als Nachweis. ImmoAktas prüft, ob der Stand plausibel ist, und du bestätigst Mieter-Meldungen mit einem Tipp.

Lies bei jedem Nutzerwechsel ab, am besten direkt im Übergabeprotokoll. Für Heizung und Warmwasser schreibt die Heizkostenverordnung eine Zwischenablesung vor. Ist sie nicht möglich, wird der Heizverbrauch nach Gradtagszahlen und der Warmwasserverbrauch zeitanteilig aufgeteilt.

Seit dem 01.12.2021 neu eingebaute Wärme- und Warmwasserzähler und Heizkostenverteiler müssen fernablesbar sein. Ältere Geräte müssen bis zum 31.12.2026 nachgerüstet oder ersetzt werden. Sonst darf der Mieter seinen Heizkostenanteil um 3 % kürzen.

ImmoAktas zeigt fehlende Stände in der Jahres-Checkliste, und du forderst sie mit einem Klick bei deinen Mietern an. Fehlt ein Stand genau am Stichtag, rechnet die App zwischen zwei Ablesungen und markiert den Wert als geschätzt. Für Heizkosten regelt die Heizkostenverordnung die zulässigen Ersatzverfahren.

Der Hauptwasserzähler zeigt fast immer mehr als alle Wohnungszähler zusammen, durch Allgemeinverbrauch und Messtoleranzen. ImmoAktas berechnet die Differenz und verteilt sie nach dem vereinbarten Schlüssel, zum Beispiel nach Fläche.

Für Mieter ist ImmoAktas kostenlos. Jeder Mieter sieht nur seine eigene Wohnung, seine Abrechnungen und die Belege dazu.

Jeder Mieter sieht nur seine eigene Wohnung: Vertrag, die Dokumente, die du ihm bereitstellst, und seine Abrechnungen mit den Belegen zu seinen Positionen. Namen, Zahlungen oder Verbräuche anderer Mieter sieht er nicht.

Nein. Du kannst Abrechnungen auch als PDF per Brief zustellen oder per E-Mail, wenn dein Mieter zugestimmt hat. Mieter ohne App melden sich bei Bedarf mit einem Link per E-Mail im Mieterportal an.

Haben alle Bewohner den Mietvertrag unterschrieben, erhält die WG eine gemeinsame Abrechnung. Wechselt ein Mitglied, läuft der Vertrag weiter, und ImmoAktas dokumentiert den Wechsel mit Datum.

Bis zum Ende des zwölften Monats, nachdem ihm die Abrechnung zugegangen ist. In der Mieter-App stellt er Fragen direkt zu einer Position, du antwortest an einer Stelle.

Nein. Für die Abrechnung zählt nur die Personenzahl ab einem Datum, zum Beispiel ab 15.09. vier statt drei Personen. So bleiben die Daten deiner Mieter sparsam.

Du importierst deinen Kontoauszug als CSV oder CAMT.053, ImmoAktas ordnet die Zahlungen den Mietern zu und vergleicht sie mit dem Soll. Rückstände siehst du sofort.

Ja. Nach einer Abrechnung dürfen Vermieter und Mieter die Vorauszahlung per Erklärung in Textform auf eine angemessene Höhe anpassen. ImmoAktas schlägt einen Betrag vor.

Grundsätzlich mit Zugang der Abrechnung, der Mieter darf sie aber in angemessener Zeit prüfen. Üblich ist eine Zahlungsfrist von rund 30 Tagen.

Du zahlst es aus oder verrechnest es mit Einverständnis des Mieters mit der nächsten Miete. Ein Guthaben musst du auch dann auszahlen, wenn deine Abrechnung zu spät kommt.

Ja. Aus einem Rückstand erstellst du mit wenigen Klicks eine Erinnerung oder Mahnung mit offenem Betrag und Frist. Ob und wann du mahnst, entscheidest du. Automatisch verschickt wird nichts.

Die erste Wohnung ist dauerhaft gratis. Wohnungen 2–10 kosten je 7,90 € im Jahr, 11–25 je 6,40 €, 26–50 je 4,40 €, ab 51 je 3,40 €. Bei 5 Wohnungen sind das zum Beispiel 31,60 € im Jahr. Alle Funktionen sind immer dabei.

Jährlich im Voraus für die Zahl deiner Wohnungen. Die erste Wohnung ist immer kostenlos und braucht keine Zahlungsdaten. Du bekommst jedes Jahr eine Rechnung per E-Mail und findest alle Rechnungen in deinem Konto.

Neue Wohnungen zahlst du anteilig bis zum Ende deines Abo-Jahres, tagesgenau. Beispiel: Abo-Jahr ab 01.01., 3 Wohnungen der ersten Stufe kommen am 01.07. dazu: 3 × 7,90 € × 184/365 Tage = 11,95 €. Weniger Wohnungen wirken zur nächsten Verlängerung.

In den Einstellungen unter Abo, jährlich zum Ende deines Abo-Jahres. Keine Kündigungsschreiben, keine Rückrufe. Deine erste Wohnung kannst du danach weiter kostenlos abrechnen.

Sie bleiben lesbar und exportierbar: Abrechnungen als PDF, Steuerzahlen als CSV, alle Daten als Gesamt-Export. Belege lädst du einzeln herunter. Löschen kannst du alles selbst; gesetzliche Aufbewahrungspflichten liegen bei dir. Server in Frankfurt.

Ja, mit deiner Rechnungsadresse. Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet (Kleinunternehmerregelung). Die Kosten können bei Einkünften aus Vermietung als Werbungskosten in Frage kommen. Das klärst du am besten mit deinem Steuerberater.

Ja, sobald die Apps in den Stores sind. Dann laufen Zahlung und Kündigung über dein Apple- bzw. Google-Konto, nicht über uns. In der App für iPhone und Android gibt es Jahrespakete für 5, 10, 25 und 50 Wohnungen per In-App-Kauf. Den Preis siehst du vor dem Kauf in der App. Im Web zahlst du die Staffelpreise pro Wohnung.

Jede Wohnung oder Gewerbeeinheit, die im Abo-Jahr abrechenbar ist. Stellplätze, Garagen und Keller zählen nicht.

Nein. Alle Funktionen sind in jedem Preis enthalten, auch für die kostenlose erste Wohnung: Belegerkennung, Mieter-App, Heizkosten, CO2-Aufteilung, Export.

Server und Datenbank stehen in Frankfurt am Main. Belege liegen verschlüsselt und sind nur über kurzlebige, signierte Links abrufbar.

Du als Vermieter bist Verantwortlicher im Sinne der DSGVO. ImmoAktas verarbeitet die Mieterdaten in deinem Auftrag. Den Vertrag zur Auftragsverarbeitung erhältst du auf Anfrage.

Nein. Belege werden nur mit deiner Zustimmung an den KI-Dienstleister gesendet, um dir Felder vorzuschlagen. Du bestätigst jeden Beleg selbst. Deine Daten werden nicht zum Training verwendet. Ohne Zustimmung erfasst du die Werte manuell.

Ja, jederzeit als Gesamt-Export mit Stammdaten, Belegdaten, Abrechnungen und Buchungen, dazu Abrechnungen als PDF und Steuerzahlen als CSV. Endet dein Abo, bleiben deine Daten lesbar und exportierbar. Das Abo ist jährlich kündbar.

Nein. Diese Website setzt keine Cookies und nutzt kein Tracking. In der Web-App wird nur gespeichert, was für die Anmeldung technisch nötig ist.

In der App unter Profil › Konto & Datenschutz oder in der Web-App unter Einstellungen › Daten. Ohne App geht es auch über immoaktas.com/konto-loeschen.