Heizkostenverordnung: so verteilst du Heizkosten richtig

Für wen die Heizkostenverordnung gilt

Die Verordnung gilt für Gebäude mit zentraler Heizungs- oder Warmwasseranlage, die mehrere Nutzer versorgt, und für die Lieferung von Fernwärme. Hat jede Wohnung ihre eigene Gastherme und ihren eigenen Gasvertrag, rechnet der Mieter selbst mit dem Versorger ab, und die Verordnung spielt für die Nebenkostenabrechnung kaum eine Rolle. Ausgenommen ist unter anderem ein Zweifamilienhaus, in dem der Vermieter selbst wohnt.

Die Verordnung geht abweichenden Vereinbarungen im Mietvertrag vor (§ 2 HeizkostenV). Ein Vertrag, der „Heizkosten nach Wohnfläche“ vorsieht, hilft dir also nicht, wenn die Verordnung gilt.

Welche Kosten dazugehören

Zu den Heizkosten zählen nach § 7 Abs. 2 HeizkostenV unter anderem der Brennstoff samt Lieferung, der Betriebsstrom der Anlage, Bedienung, Wartung und Reinigung, die Messung durch den Schornsteinfeger, die Miete oder Kosten der Verbrauchserfassung und die Kosten der Abrechnung durch den Messdienst. Für Warmwasser gilt § 8 entsprechend. Reparaturen, etwa eine neue Umwälzpumpe, gehören wie bei allen Betriebskosten nicht dazu.

Grundkosten und Verbrauchskosten

Die Gesamtkosten teilst du in zwei Töpfe:

1. Grundkosten (30 bis 50 %): verteilt nach Wohnfläche oder umbautem Raum. Sie decken ab, dass ein Teil der Wärme unabhängig vom Nutzer verloren geht, etwa über Leitungen.
2. Verbrauchskosten (50 bis 70 %): verteilt nach den Werten der Wärmezähler oder Heizkostenverteiler.

Welches Verhältnis du wählst, legst du als Vermieter fest. Für bestimmte schlecht gedämmte Gebäude mit überwiegend gedämmten Leitungen schreibt § 7 Abs. 1 Satz 2 HeizkostenV 70 % Verbrauch vor. Ändern darfst du das Verhältnis nur für künftige Abrechnungszeiträume und aus sachgerechten Gründen.

Rechenbeispiel

Ein Haus mit 460 m² beheizter Fläche, Heizkosten 2025 insgesamt 8.400,00 €. Der Messdienst meldet 9.800 Verbrauchseinheiten im Haus, davon 1.250 in WE 3 mit 70 m².

Von diesem Ergebnis ziehst du noch den Vermieteranteil an den CO2-Kosten ab, wenn mit Öl oder Gas geheizt wird. Wie das Stufenmodell funktioniert, steht im Artikel zur CO2-Kostenaufteilung.

Kürzungsrechte des Mieters

Die Verordnung sanktioniert Verstöße nicht mit Bußgeldern, sondern über das Geld: Der Mieter darf seinen Anteil kürzen (§ 12 HeizkostenV).

Fernablesbare Zähler: Frist 31.12.2026

Seit dem 01.12.2021 neu eingebaute Wärme- und Warmwasserzähler und Heizkostenverteiler müssen fernablesbar sein. Geräte, die vorher eingebaut wurden und nicht fernablesbar sind, müssen bis zum 31.12.2026 nachgerüstet oder ersetzt werden (§ 5 HeizkostenV). Für Abrechnungszeiträume ab 2027 kann sonst jeder Mieter um 3 % kürzen. Sprich deinen Messdienst früh an, denn zum Jahresende sind die Termine knapp.

Mit der Fernablesung kommt eine weitere Pflicht: die monatliche Verbrauchsinformation (§ 6a HeizkostenV). Der Mieter soll sehen, wie viel er im letzten Monat verbraucht hat, im Vergleich zum Vormonat und zum Vorjahresmonat. Meist stellt der Messdienst das über ein Portal bereit.

Mieterwechsel und fehlende Werte

Zieht ein Mieter im Jahr aus, ist eine Zwischenablesung Pflicht. Die Verbrauchskosten werden nach den abgelesenen Werten geteilt, die Grundkosten nach Tagen. Ist eine Ablesung nicht möglich, wird der Heizverbrauch nach Gradtagszahlen und der Warmwasserverbrauch zeitanteilig aufgeteilt (§ 9b HeizkostenV). Gradtagszahlen gewichten die Wintermonate stärker, weil dann mehr geheizt wird. Ein durchgerechnetes Beispiel steht im Artikel zum Mieterwechsel.

Fällt ein Gerät aus oder kann aus anderen Gründen nicht abgelesen werden, erlaubt § 9a HeizkostenV Ersatzverfahren, etwa den Verbrauch vergleichbarer Zeiträume oder Räume. Das darf nur einen begrenzten Teil der Fläche betreffen.

Warmwasser aus derselben Anlage

Liefert eine Anlage Heizung und Warmwasser, müssen die Kosten zuerst auf beide aufgeteilt werden (§ 9 HeizkostenV). Dafür misst ein Wärmezähler die Energie fürs Warmwasser, in Ausnahmefällen wird sie nach einer Formel geschätzt. Diese Aufteilung macht in der Praxis fast immer der Messdienst.

So hilft ImmoAktas

Arbeitest du mit einem Messdienst, übernimmst du dessen Ergebnis je Wohnung per Import. Liest du selbst ab, rechnet ImmoAktas Grund- und Verbrauchskosten mit dem Anteil, den du einstellst, und teilt bei Mieterwechsel nach Ablesung oder Gradtagszahlen. Im Zähler-Inventar siehst du, welche Geräte als fernablesbar markiert sind. Mehr im Fristen- & CO2-Check und unter Funktionen. Wie die Heizkosten in die Gesamtabrechnung passen, zeigt die Anleitung Nebenkostenabrechnung erstellen.