Mieterwechsel mitten im Jahr: so teilst du die Nebenkosten tagesgenau auf

Die Grundregel: Jeder zahlt seine Tage

Betriebskosten rechnest du für einen festen Zeitraum ab, meist das Kalenderjahr. Zieht ein Mieter im Laufe des Jahres aus, endet seine Kostenpflicht mit dem Ende des Mietverhältnisses. Der Nachmieter zahlt ab dem Beginn seines Vertrags. Für alles, was nicht über einen Zähler läuft, also Grundsteuer, Versicherung, Müll, Straßenreinigung, Hausreinigung oder Gartenpflege, nimmst du den Anteil der Wohnung und teilst ihn zeitanteilig auf.

Viele rechnen dafür in Monaten. Das klingt einfacher, ist aber ungenau, selbst bei einem Wechsel zum Monatsende. Vier Monate sind 4/12, also 33,3 % des Jahres. Januar bis April haben aber nur 120 von 365 Tagen, das sind 32,9 %. Der Grund ist der kurze Februar. Bei einem Auszug zur Monatsmitte wird die Monatsrechnung erst recht zur Schätzung. Die Tagesrechnung funktioniert dagegen für jeden Monat und jedes Datum gleich.

Auch Kosten, die nur zu einer Jahreszeit anfallen, etwa der Gartenpflege-Einsatz im Juni oder der Winterdienst im Januar, verteilst du über das ganze Jahr nach Tagen. Es kommt nicht darauf an, wer gerade wohnte, als die Leistung erbracht wurde oder die Rechnung kam. Entscheidend ist allein, welche Tage des Abrechnungszeitraums auf welchen Mieter entfallen.

Tage richtig zählen, auch im Schaltjahr

Beide Randtage zählen mit: Wer bis zum 30.04. Mieter ist, zahlt den 30.04.; wer ab dem 01.05. Mieter ist, zahlt den 01.05. Die Formel lautet also Enddatum minus Startdatum plus 1. Für Familie Becker: 31 Tage Januar, 28 Februar, 31 März, 30 April, zusammen 120 Tage. Die WG wohnt vom 01.05. bis 31.12.2025, das sind 245 Tage. Beide zusammen ergeben genau 365.

Schaltjahre: 2024 hatte 366 Tage, das nächste Schaltjahr ist 2028. Dann ist der Nenner 366 und der Februar hat 29 Tage. Bei gleichen Daten käme Familie Becker 2028 auf 121 Tage, ihr Anteil wäre 121/366 statt 120/365. Wer in Excel fest mit 365 rechnet, verteilt im Schaltjahr einen Tag zu viel, und die Anteile ergeben zusammen nicht mehr 100 %. Bei abweichenden Zeiträumen wie 01.07. bis 30.06. kommt es darauf an, ob ein 29. Februar darin liegt: Der Zeitraum 01.07.2027 bis 30.06.2028 hat 366 Tage.

Rechenbeispiel: WE 3 in der Lindenstraße 12

Die Wohnung hat 70 m², das ganze Haus 461 m². Laut Mietvertrag werden die folgenden vier Positionen nach Wohnfläche umgelegt. Zuerst ermittelst du den Anteil der Wohnung, dann teilst du ihn nach Tagen.

Familie Becker trägt also 153,62 €, die WG 313,63 €. Obwohl die WG „nur“ acht Monate da war, zahlt sie gut 67 % der Kosten, weil Mai bis Dezember 245 Tage haben. Von diesen Beträgen ziehst du jeweils nur die Vorauszahlungen ab, die der jeweilige Mieter selbst geleistet hat. Die WG hat von Mai bis Dezember 8 × 165 € = 1.320 € Betriebskosten vorausgezahlt; verrechnet wird das in ihrer vollständigen Abrechnung mit allen Positionen.

Heizung und Warmwasser: die Zwischenablesung

Für verbrauchsabhängige Kosten reicht die Tagesrechnung nicht. Die Heizkostenverordnung schreibt beim Nutzerwechsel eine Zwischenablesung vor (§ 9b HeizkostenV). Die Verbrauchskosten verteilst du dann nach den abgelesenen Werten, die Grundkosten zeitanteilig nach Tagen.

Ist eine Zwischenablesung nicht möglich, teilst du den Heizverbrauch nach Gradtagszahlen auf, den Warmwasserverbrauch zeitanteilig. Gradtagszahlen gewichten die kalten Monate stärker: Nach der üblichen Tabelle entfallen auf Januar bis April zusammen 530 von 1.000 Promille. Familie Becker würde damit 53 % der Heizverbrauchskosten tragen, obwohl sie nur 32,9 % der Tage im Haus war. Das ist fair, denn im Winter wird geheizt.

Personen, Vorauszahlungen und Leerstand

Wird eine Position nach Personen umgelegt, zählst du Personentage: Ein Haushalt mit drei Personen über 120 Tage bringt 360 Personentage ein. So bekommt auch ein Baby, das mitten im Jahr dazukommt, genau ab seinem Geburtstag einen Anteil, in WE 2 etwa ab dem 15.09.2025.

Liegt zwischen Aus- und Einzug eine Lücke, gehören diese Tage dir. Leerstand darfst du nicht auf die übrigen Mieter verteilen. In der Lindenstraße 12 hat Familie Schulte WE 4 zum 31.07.2025 verlassen; die 153 leeren Tage bis Jahresende kosten den Vermieter 1.081,40 €. ImmoAktas führt sie als eigene Zeile, damit sie in keiner Mieterabrechnung landen.

Zwei Abrechnungen, eine Frist

Du musst beim Auszug nicht sofort abrechnen. Der Vormieter bekommt seine Abrechnung mit der regulären Jahresabrechnung: Für 2025 muss sie ihm, wie dem Nachmieter, bis zum 31.12.2026 zugehen (§ 556 Abs. 3 BGB). Wichtig ist, dass du seine neue Postadresse kennst, sonst wird der Zugang zum Problem. Einen angemessenen Teil der Kaution darfst du bis zur Abrechnung zurückbehalten, wenn eine Nachzahlung zu erwarten ist (BGH, Urteil vom 18.01.2006, VIII ZR 71/05).

Für den Nachmieter legst du im neuen Mietvertrag eine eigene Vorauszahlung fest. Orientiere dich dabei am Kostenanteil der Wohnung aus dem Vorjahr, nicht an dem, was der Vormieter zuletzt gezahlt hat. In ImmoAktas trägst du nur das Auszugs- und das Einzugsdatum ein; die Tage, Personentage und Leerstandstage zählt die App selbst und zeigt zu jeder Zahl den Rechenweg.

Checkliste für den Auszug

1. Vertragsende des Vormieters und Beginn des Nachmieters mit Datum festhalten.
2. Alle Zähler im Übergabeprotokoll ablesen und fotografieren.
3. Zwischenablesung beim Messdienst beauftragen.
4. Neue Postadresse des Vormieters notieren.
5. Prüfen, ob alle Vorauszahlungen bis zum letzten Monat eingegangen sind.
6. Bei erwarteter Nachzahlung einen angemessenen Teil der Kaution zurückbehalten.