Nebenkostenabrechnung erstellen: Schritt für Schritt zur fertigen Abrechnung

Schritt 1: Abrechnungszeitraum festlegen

Die meisten Vermieter rechnen das Kalenderjahr ab, also vom 01.01. bis 31.12. Ein abweichender Zeitraum wie 01.07. bis 30.06. ist erlaubt, solange er zwölf Monate nicht überschreitet. Wichtig ist, dass du ihn beibehältst und jede Rechnung nur mit dem Anteil ansetzt, der in den Zeitraum fällt. Wie das bei einer Versicherung über den Jahreswechsel aussieht, steht im Artikel zum Abrechnungszeitraum.

Aus dem Zeitraum ergibt sich auch die Frist: Für 2025 muss die Abrechnung bis zum 31.12.2026 beim Mieter sein. Wie knapp es bei dir ist, zeigt der Fristen-Check.

Schritt 2: Mietvertrag lesen

Bevor du rechnest, schau in den Mietvertrag. Er beantwortet drei Fragen:

1. Was darfst du umlegen? Meist steht dort ein Verweis auf die Betriebskostenverordnung. Kosten, die der Vertrag nicht erfasst, bleiben bei dir. Die Liste aller 17 Kostenarten findest du unter umlagefähige Nebenkosten.
2. Nach welchem Schlüssel? Wohnfläche, Personen, Einheiten oder Verbrauch. Fehlt eine Regelung, gilt die Wohnfläche (§ 556a Abs. 1 BGB), für erfassten Verbrauch der Verbrauch. Mehr dazu im Artikel zum Umlageschlüssel.
3. Vorauszahlung oder Pauschale? Nur Vorauszahlungen werden abgerechnet. Bei einer Pauschale gibt es keine Abrechnung und keine Nachzahlung.

Schritt 3: Belege sammeln und sortieren

Leg für jede Kostenart die Rechnungen des Zeitraums zusammen: Grundsteuerbescheid, Wasser und Abwasser, Müllgebühren, Gebäudeversicherung, Allgemeinstrom, Hausreinigung, Gartenpflege, Schornsteinfeger, Heizung. Achte auf drei Dinge:

• Leistungszeitraum statt Rechnungsdatum. Eine Versicherung vom 01.10.2025 bis 30.09.2026 gehört nur zu 92 von 365 Tagen ins Jahr 2025.
• Endabrechnung statt Abschläge. Bei Versorgern zählt die Jahresendabrechnung. Wer zusätzlich die Abschlagsrechnungen ansetzt, rechnet doppelt.
• Mischrechnungen trennen. Steht auf der Rechnung des Hausmeisterdienstes auch eine Reparatur, gehört dieser Teil nicht in die Umlage. Wie du das aufteilst, zeigt der Artikel zu Hausmeisterkosten.

Schritt 4: Gesamtkosten je Position ermitteln

Jetzt addierst du je Kostenart, was im Zeitraum angefallen ist, und ziehst ab, was nicht umlagefähig ist: Verwaltung, Instandhaltung, Bankgebühren und seit dem 01.07.2024 auch Kabel-TV-Gebühren. Übrig bleiben die umlagefähigen Gesamtkosten je Position. Sie müssen später in jeder Einzelabrechnung stehen, damit der Mieter sieht, wovon sein Anteil berechnet wurde.

Schritt 5: Anteil jeder Wohnung berechnen

Für jede Position teilst du die Gesamtkosten nach dem Schlüssel auf: Kosten × Anteil der Wohnung ÷ Summe aller Anteile. Ein Beispiel mit einem Haus aus drei Wohnungen (240 m², 6 Personen, Wasser nach Zählern mit 186 m³ Gesamtverbrauch). Die Familie in WE 2 hat 80 m², 2 Personen und 51 m³ verbraucht und wohnt das ganze Jahr dort.

Wohnt jemand nicht das ganze Jahr in der Wohnung, kommen die Tage dazu: Der Anteil wird zusätzlich mit „Tage im Mietverhältnis ÷ Tage im Zeitraum“ gewichtet. Wie das bei einem Auszug im April aussieht, rechnet der Artikel zum Mieterwechsel vollständig vor. Tage ohne Mieter gehören dir, siehe Leerstand.

Schritt 6: Heizung und Warmwasser getrennt rechnen

Bei einer Zentralheizung gilt die Heizkostenverordnung: 50 bis 70 % der Kosten nach erfasstem Verbrauch, der Rest nach Fläche. Meist liefert ein Messdienst die Werte je Wohnung, die du übernimmst. Dazu kommt seit 2023 die Aufteilung der CO2-Kosten nach dem Stufenmodell. Beides erklären die Artikel zur Heizkostenverordnung und zur CO2-Kostenaufteilung.

Schritt 7: Vorauszahlungen abziehen

Von der Summe der Kostenanteile ziehst du die Vorauszahlungen ab, die für den Zeitraum vereinbart waren. Hat sich der Betrag im Jahr geändert, zählst du beide Stufen, zum Beispiel 6 × 150 € und 6 × 180 €. Ist das Ergebnis positiv, schuldet der Mieter eine Nachzahlung, ist es negativ, bekommt er ein Guthaben. Danach kannst du die Vorauszahlung anpassen, wie im Artikel zur Anpassung der Vorauszahlung beschrieben.

Schritt 8: Zustellen und Fristen notieren

Schick jedem Mieter seine Abrechnung so, dass du den Zugang beweisen kannst: Brief mit Zustellnachweis, Übergabe gegen Unterschrift oder digital, wenn der Mieter zugestimmt hat. Für ausgezogene Mieter brauchst du die neue Adresse. Notiere dir das Zugangsdatum: Ab dann hat der Mieter zwölf Monate für Einwände (§ 556 Abs. 3 Satz 5 BGB) und das Recht, deine Belege einzusehen. Was er dabei sehen darf, steht im Artikel zur Belegeinsicht.

Excel, Vorlage oder Software?

Mit einer Tabelle kommst du bei einem Haus ohne Wechsel gut zurecht. Schwierig wird es, sobald Tage ins Spiel kommen: Mieterwechsel, Leerstand, eine Person mehr ab September, eine Rechnung über den Jahreswechsel. Dann wird aus jeder Zeile eine eigene Formel. Eine ehrliche Gegenüberstellung findest du im Artikel Nebenkostenabrechnung mit Software, App oder Excel.

In ImmoAktas fotografierst du die Rechnungen, die KI schlägt Betrag, Leistungszeitraum und Kostenart vor, und du bestätigst. Die Rechen-Engine verteilt jede Position tagesgenau nach Fläche, Personen, Einheiten oder Verbrauch, rechnet Mieterwechsel und Leerstand mit und zeigt zu jeder Zahl den Rechenweg. Was alles dazugehört, siehst du unter Funktionen, die Kosten unter Preise. Selbst nachrechnen kannst du einen Fall im kostenlosen Nebenkosten-Rechner.

Checkliste zum Abhaken

1. Zeitraum festgelegt (höchstens 12 Monate) und Frist notiert.
2. Mietvertrag geprüft: umlegbare Kosten, Schlüssel, Vorauszahlung.
3. Alle Belege des Zeitraums da, Leistungszeiträume geprüft.
4. Nicht umlagefähige Anteile abgezogen.
5. Wohnflächen, Personenzahlen und Zählerstände je Wohnung aktuell.
6. Ein- und Auszüge mit Datum erfasst, Leerstand beim Vermieter.
7. Heizkosten nach HeizkostenV und CO2-Aufteilung berücksichtigt.
8. Vorauszahlungen je Mieter abgezogen, Ergebnis geprüft.
9. Zustellung dokumentiert.