- Der Mieter darf die Belege einsehen, auf denen seine Abrechnung beruht, grundsätzlich die Originale.
- Die Einsicht findet in der Regel beim Vermieter oder am Ort der Verwaltung statt.
- Solange der Vermieter die Einsicht verweigert, darf der Mieter eine Nachzahlung zurückhalten.
- Dazu können auch Verbrauchswerte anderer Wohnungen gehören, soweit sie für die Prüfung nötig sind.
Woher das Recht auf Belegeinsicht kommt
Das Einsichtsrecht steht nicht ausdrücklich im Gesetz, folgt aber aus der Pflicht des Vermieters zur Rechenschaft über die Vorauszahlungen (§ 259 BGB in Verbindung mit § 556 Abs. 3 BGB). Die Abrechnung selbst soll nachvollziehbar zeigen, wie der Anteil des Mieters entsteht. Die Belege dienen dazu, die Zahlen dahinter zu überprüfen: Gab es die Rechnung wirklich, über welchen Zeitraum, für welche Leistung, in welcher Höhe?
Welche Belege dazugehören
Grundsätzlich alle Unterlagen, die den Gesamtkosten der Abrechnung zugrunde liegen:
- Rechnungen und Bescheide, zum Beispiel Grundsteuerbescheid, Abfallgebühren, Wasser- und Abwasserabrechnung, Versicherungsrechnung.
- Verträge, soweit sie für die Kosten maßgeblich sind, etwa der Hausmeister- oder Reinigungsvertrag.
- Zahlungsbelege, wenn strittig ist, ob gezahlt wurde.
- Ableseprotokolle und Verbrauchswerte, bei der Heizkostenabrechnung auch die Werte der anderen Nutzer, soweit der Mieter sie zur Prüfung braucht.
- Flächenberechnung, wenn die Wohnflächen bestritten sind.
Der Bundesgerichtshof hat 2020 entschieden, dass Mieter bei der Heizkostenabrechnung Einsicht in die Einzelverbrauchsdaten der anderen Wohnungen verlangen können, und dass sie die Nachzahlung zurückhalten dürfen, solange ihnen das verwehrt wird (Urteil vom 09.12.2020, VIII ZR 118/19). Der Datenschutz steht dem nach dieser Entscheidung nicht entgegen.
Originale, Kopien oder Scans?
Der Mieter darf grundsätzlich die Originalbelege sehen. Davon geht auch die Rechtsprechung des BGH aus. Wo Belege nur noch digital existieren, etwa weil Rechnungen von vornherein elektronisch kommen, sind die digitalen Dokumente das Original. Ob ein Scan eines Papierbelegs genügt, hängt vom Einzelfall ab; im Zweifel bewahrst du die Papieroriginale bis zum Ende der Einwendungsfrist auf.
Einen Anspruch auf Kopien hat der Mieter bei frei finanziertem Wohnraum nur ausnahmsweise, zum Beispiel wenn er weit entfernt wohnt und ihm die Einsicht vor Ort nicht zumutbar ist. Dann kann der Vermieter Kostenerstattung verlangen. In der Praxis lohnt es sich oft, Kopien oder Scans freiwillig zu schicken: Das ist schneller als ein Termin und nimmt dem Gespräch die Schärfe.
Wo und wann die Einsicht stattfindet
In der Regel dort, wo der Vermieter oder die Verwaltung sitzt, wenn das am Ort der Mietsache oder in zumutbarer Nähe liegt. Vereinbart einen Termin zu üblichen Zeiten. Der Mieter darf sich Notizen machen, die Belege fotografieren ist häufig erlaubt, aber nicht selbstverständlich; klärt das vorab.
Verlangt der Mieter Belegeinsicht und bekommt sie nicht, ist eine Nachzahlung nicht durchsetzbar, bis die Einsicht gewährt wurde. Eine Klage auf die Nachzahlung hat dann wenig Aussicht. Biete deshalb zügig einen Termin oder Kopien an.
Vorbereitung für Vermieter
Die beste Belegeinsicht ist eine kurze. So bereitest du dich vor:
- Belege nach Positionen ordnen, in derselben Reihenfolge wie die Abrechnung.
- Leistungszeitraum markieren, wenn eine Rechnung nur teilweise in den Zeitraum fällt, und die Rechnung dazu notieren. Beispiel: Gebäudeversicherung 1.540,00 € vom 01.10.2025 bis 30.09.2026, davon 92 von 365 Tagen gleich 388,16 € im Jahr 2025.
- Abzüge kenntlich machen, etwa den Reparaturanteil in der Hausmeisterrechnung.
- Flächenaufstellung bereithalten, mit Gesamtfläche und Fläche je Wohnung.
- Verbrauchswerte aus der Heizkostenabrechnung des Messdienstes für alle Wohnungen griffbereit haben.
Mietrechtlich brauchst du die Belege mindestens, bis die Einwendungsfrist des Mieters abgelaufen und alles geklärt ist. Für die Steuer und als Nachweis bewahren viele Vermieter sie zehn Jahre auf; was für dich gilt, klärst du am besten mit deinem Steuerberater.
Belegeinsicht digital
Viele Fragen erledigen sich, wenn der Mieter die Belege ohnehin sehen kann. In ImmoAktas hängt jeder Beleg an seiner Kostenposition, mit Leistungszeitraum und Anteil im Abrechnungsjahr. In der Mieter-App sieht dein Mieter seine Abrechnung mit Rechenweg und die Belege, die du freigibst, und kann eine Frage direkt zu einer Position stellen. Das ersetzt nicht das Recht auf Einsicht in die Originale, macht einen Termin aber oft überflüssig.
Wie du die Abrechnung so aufbaust, dass sie gar nicht erst Fragen aufwirft, zeigen das Muster und die Checkliste Nebenkostenabrechnung prüfen. Die Datenschutz-Seite der App findest du unter Sicherheit.
Häufige Fragen
Muss der Vermieter die Belege mit der Abrechnung verschicken?
Nein. Der Mieter hat ein Recht auf Einsicht, der Vermieter muss die Belege aber nicht unaufgefordert beilegen.
Darf der Mieter Kopien der Belege verlangen?
Grundsätzlich hat er Anspruch auf Einsicht in die Originale beim Vermieter. Kopien kann er bei frei finanziertem Wohnraum nur ausnahmsweise verlangen, etwa wenn ihm die Einsicht vor Ort nicht zumutbar ist, und dann meist gegen Erstattung der Kosten. Viele Vermieter schicken Kopien oder Scans trotzdem freiwillig, das spart Termine.
Darf der Mieter die Verbrauchswerte anderer Wohnungen sehen?
Wenn es zur Prüfung seiner Abrechnung nötig ist, ja. Der BGH hat entschieden, dass der Mieter bei der Heizkostenabrechnung auch Einsicht in die Einzelverbrauchswerte der anderen Nutzer verlangen kann.
Darf der Mieter jemanden zur Belegeinsicht mitbringen?
Ja, er kann sich begleiten oder vertreten lassen, zum Beispiel vom Mieterverein.
Softwareentwickler aus Dortmund und selbst Vermieter. Hat ImmoAktas gebaut, weil er seine eigene Abrechnung in Excel leid war. Schreibt hier über das, was er beim Abrechnen selbst nachschlagen musste.
Stand: Oktober 2026 · Dieser Artikel erklärt die Rechtslage allgemein und ersetzt keine Rechtsberatung.