- Eine Nachzahlung wird mit Zugang einer formell ordnungsgemäßen Abrechnung fällig. Der Mieter darf sie in angemessener Zeit prüfen, üblich ist ein Zahlungsziel von rund 30 Tagen.
- Kommt die Abrechnung zu spät, ist eine Nachzahlung in der Regel ausgeschlossen (§ 556 Abs. 3 Satz 3 BGB). Ein Guthaben musst du trotzdem auszahlen.
- Der Mieter darf zurückhalten, solange du ihm die Belegeinsicht verweigerst.
- Die Nachzahlung verjährt nach drei Jahren, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem die Abrechnung zugegangen ist.
Wann die Nachzahlung fällig wird
Ergibt die Abrechnung, dass die Vorauszahlungen die Kosten nicht decken, schuldet der Mieter den Rest. Fällig wird dieser Betrag, sobald ihm eine formell ordnungsgemäße Abrechnung zugegangen ist. Formell ordnungsgemäß heißt: Sie enthält die Gesamtkosten je Position, den Umlageschlüssel mit Erläuterung, die Berechnung seines Anteils und den Abzug seiner Vorauszahlungen. Wie das aussieht, zeigt das Muster einer Nebenkostenabrechnung.
Die Rechtsprechung gesteht dem Mieter zu, die Abrechnung in angemessener Zeit zu prüfen. Deshalb setzt du im Anschreiben ein Zahlungsziel, in der Praxis meist 30 Tage ab Zugang. Viele Mietverträge enthalten dazu eine eigene Regelung, die dann gilt.
Zahlt der Mieter nicht, gerät er spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang in Verzug, wenn dein Anschreiben ausdrücklich auf diese Folge hinweist (§ 286 Abs. 3 BGB). Fehlt der Hinweis, brauchst du in der Regel eine Mahnung, bevor Verzugszinsen laufen.
Rechenbeispiel
Familie Yilmaz wohnt in WE 2. Die Abrechnung für 2025 geht ihr am 14.05.2026 zu. Vereinbart waren 175,00 € Vorauszahlung im Monat für Betriebs- und Heizkosten.
| Schritt | Rechnung | Betrag / Datum |
|---|---|---|
| Anteil Betriebskosten | laut Abrechnung | 1.318,40 € |
| Anteil Heizung und Warmwasser | laut Heizkostenabrechnung | 942,10 € |
| Kosten gesamt | 1.318,40 € + 942,10 € | 2.260,50 € |
| Vorauszahlungen | 12 × 175,00 € | 2.100,00 € |
| Nachzahlung | 2.260,50 € − 2.100,00 € | 160,50 € |
| Zahlungsziel | Zugang + 30 Tage | 13.06.2026 |
| Verjährung | 3 Jahre ab Ende 2026 | 31.12.2029 |
Wäre die Abrechnung erst am 02.01.2027 zugegangen, also nach Ablauf der Frist am 31.12.2026, könnte der Vermieter die 160,50 € in der Regel nicht mehr verlangen.
Wann der Mieter nicht zahlen muss
Formell fehlerhafte Abrechnung. Fehlt eine der Mindestangaben, wird die Nachzahlung nicht fällig. Du kannst den Fehler beheben, solange die Abrechnungsfrist läuft. Danach ist die Nachforderung in der Regel verloren.
Belegeinsicht verweigert. Der Mieter darf die Originalbelege einsehen. Bis du ihm das ermöglichst, darf er die Nachzahlung zurückhalten (§ 273 BGB). Was er sehen darf und wo, steht im Artikel zur Belegeinsicht.
Inhaltliche Fehler. Hält der Mieter einzelne Positionen für falsch, etwa weil eine Kostenart nicht umlagefähig ist, erhebt er Einwände. Den unstreitigen Teil zahlt er am besten fristgerecht. Für Einwände hat er zwölf Monate ab Zugang Zeit (§ 556 Abs. 3 Satz 5 BGB). Worauf Mieter dabei achten, zeigt die Checkliste Nebenkostenabrechnung prüfen.
Abrechnung zu spät. Geht die Abrechnung später als zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zu, ist eine Nachforderung ausgeschlossen, es sei denn, du hast die Verspätung nicht zu vertreten (§ 556 Abs. 3 Satz 3 BGB). Die Einzelheiten stehen im Artikel zur Frist für die Nebenkostenabrechnung.
Guthaben: auszahlen, auch wenn es spät ist
Ist das Ergebnis negativ, hat der Mieter zu viel vorausgezahlt. Das Guthaben ist ebenfalls mit Zugang der Abrechnung fällig. Du überweist es oder verrechnest es mit Einverständnis des Mieters mit der nächsten Miete. Die Ausschlussfrist gilt nur für deine Nachforderungen: Ein Guthaben musst du immer auszahlen, auch wenn die Abrechnung zu spät kommt.
Hast du selbst offene, fällige Forderungen gegen denselben Mieter, etwa einen unstreitigen Mietrückstand, kannst du mit dem Guthaben aufrechnen. Schreib dann in die Abrechnung, womit du verrechnest.
Rechnet der Vermieter nicht ab, darf der Mieter im laufenden Mietverhältnis die laufenden Vorauszahlungen zurückhalten, bis die Abrechnung vorliegt. Ist das Mietverhältnis beendet, kann er die Vorauszahlungen für den nicht abgerechneten Zeitraum zurückverlangen. Nicht abzurechnen ist also nie eine Abkürzung.
Ausgezogene Mieter
Für Mieter, die im Abrechnungszeitraum ausgezogen sind, gelten dieselben Regeln. Sie bekommen eine eigene Abrechnung für ihre Tage, an die neue Anschrift. Wie die Kosten bei einem Wechsel tagesgenau geteilt werden, steht im Artikel zum Mieterwechsel. Lass dir die neue Adresse spätestens bei der Wohnungsübergabe geben, damit du den Zugang später beweisen kannst.
Verjährung
Die Nachzahlung verjährt in drei Jahren (§ 195 BGB). Die Frist beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist, also in dem die Abrechnung zugegangen ist (§ 199 Abs. 1 BGB). Das gilt umgekehrt auch für den Anspruch des Mieters auf Auszahlung eines Guthabens.
Nach der Abrechnung: Vorauszahlung anpassen
Eine deutliche Nachzahlung ist ein Zeichen, dass die monatliche Vorauszahlung nicht mehr passt. Nach einer Abrechnung dürfen beide Seiten sie durch Erklärung in Textform auf eine angemessene Höhe anpassen (§ 560 Abs. 4 BGB). Wie du den neuen Betrag berechnest, zeigt der Artikel Nebenkostenvorauszahlung anpassen.
So hilft ImmoAktas
ImmoAktas schreibt für jeden Mieter ein Anschreiben mit Ergebnis, Zahlungsziel von 30 Tagen, Bankverbindung und neuer Vorauszahlung. Nach dem Versand wird die Nachzahlung automatisch als Soll auf das Mieterkonto gebucht. Mit dem Zahlungsabgleich siehst du, ob sie eingegangen ist, und erstellst bei Bedarf mit wenigen Klicks eine Erinnerung. Die Fristen-Ampel warnt dich, bevor die Abrechnungsfrist abläuft. Den Ablauf der ganzen Abrechnung zeigt die Anleitung Nebenkostenabrechnung erstellen, die Kosten stehen unter Preise.
Häufige Fragen
Wann muss der Mieter die Nachzahlung bezahlen?
Fällig wird sie mit Zugang einer formell ordnungsgemäßen Abrechnung. Der Mieter darf die Abrechnung aber in angemessener Zeit prüfen. In der Praxis setzt der Vermieter im Anschreiben ein Zahlungsziel, üblich sind rund 30 Tage.
Darf der Mieter die Nachzahlung verweigern?
Nicht einfach so. Er kann aber zurückhalten, solange der Vermieter ihm die verlangte Belegeinsicht nicht gewährt. Ist die Abrechnung formell fehlerhaft, wird die Nachzahlung gar nicht erst fällig. Bei inhaltlichen Fehlern zahlt er den unstreitigen Teil.
Muss ich ein Guthaben auch nach Ablauf der Abrechnungsfrist auszahlen?
Ja. Die Ausschlussfrist des § 556 Abs. 3 BGB sperrt nur Nachforderungen des Vermieters. Ein Guthaben des Mieters musst du immer auszahlen, auch wenn die Abrechnung zu spät kommt.
Wann verjährt eine Nachzahlung aus der Nebenkostenabrechnung?
Nach drei Jahren (§ 195 BGB). Die Frist beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem die Abrechnung dem Mieter zugegangen ist (§ 199 BGB). Geht die Abrechnung 2025 im Mai 2026 zu, verjährt die Nachzahlung mit Ablauf des 31.12.2029.
Was passiert, wenn der Vermieter gar nicht abrechnet?
Im laufenden Mietverhältnis darf der Mieter die laufenden Vorauszahlungen zurückhalten, bis die Abrechnung kommt. Ist das Mietverhältnis beendet, kann er die Vorauszahlungen für den nicht abgerechneten Zeitraum zurückverlangen.
Softwareentwickler aus Dortmund und selbst Vermieter. Hat ImmoAktas gebaut, weil er seine eigene Abrechnung in Excel leid war. Schreibt hier über das, was er beim Abrechnen selbst nachschlagen musste.
Stand: Oktober 2026 · Dieser Artikel erklärt die Rechtslage allgemein und ersetzt keine Rechtsberatung.