- Es gibt kein amtliches Formular. Entscheidend ist, dass der Mieter die Abrechnung gedanklich nachvollziehen kann.
- Vier Angaben sind Pflicht: Gesamtkosten, Umlageschlüssel, Berechnung des Anteils, Abzug der Vorauszahlungen.
- Dazu kommen Zeitraum, Wohnung, Mieter und bei Zentralheizung die Heizkostenabrechnung mit CO2-Aufteilung.
- Die meisten Vorlagen scheitern an Tagen: Mieterwechsel, Leerstand und Schaltjahr.
Die vier Pflichtangaben
Der Bundesgerichtshof verlangt in ständiger Rechtsprechung, dass eine Betriebskostenabrechnung eine geordnete Zusammenstellung der Einnahmen und Ausgaben enthält. Konkret heißt das für jede Abrechnung:
- Zusammenstellung der Gesamtkosten je Kostenart, also was das ganze Haus für Grundsteuer, Wasser, Müll und so weiter bezahlt hat.
- Angabe und Erläuterung des Umlageschlüssels, zum Beispiel „nach Wohnfläche: 68 m² von 412 m²“.
- Berechnung des Anteils des Mieters je Position.
- Abzug der Vorauszahlungen, die der Mieter für den Zeitraum geleistet hat oder leisten sollte.
Fehlt eine dieser Angaben oder ist sie unverständlich, ist die Abrechnung formell fehlerhaft. Das ist mehr als ein Schönheitsfehler: Wird der Mangel nicht innerhalb der Abrechnungsfrist behoben, kann eine Nachzahlung verloren sein. Inhaltliche Fehler, etwa ein falscher Betrag, lassen sich dagegen grundsätzlich korrigieren. Wie die Frist läuft, steht im Artikel zur Frist der Nebenkostenabrechnung.
Der Aufbau Schritt für Schritt
Eine übersichtliche Abrechnung folgt fast immer derselben Reihenfolge:
- Kopf: Name und Anschrift von Vermieter und Mieter, Objekt und Wohnung, Abrechnungszeitraum, Nutzungszeitraum des Mieters (wichtig bei Ein- oder Auszug im Jahr), Datum.
- Erläuterung der Schlüssel: Gesamtwohnfläche des Hauses und der Wohnung, Personen, Zahl der Wohnungen, Verbrauchswerte.
- Kostentabelle: je Position Gesamtkosten, Schlüssel, Anteil.
- Heizung und Warmwasser: Ergebnis der Heizkostenabrechnung, getrennt nach Grund- und Verbrauchskosten, dazu die CO2-Angaben.
- Ergebnis: Summe der Anteile minus Vorauszahlungen gleich Nachzahlung oder Guthaben, mit Zahlungsziel und Bankverbindung.
- Hinweise: Belegeinsicht, gegebenenfalls neue Vorauszahlung, haushaltsnahe Dienstleistungen nach § 35a EStG.
Ausgefülltes Beispiel
Ein Haus mit fünf Wohnungen und 412 m² Wohnfläche, im Jahr 2025 neun Bewohner. Frau Yilmaz wohnt mit ihrem Partner das ganze Jahr in der Wohnung 1. OG links mit 68 m². Sie zahlt monatlich 95,00 € Betriebskosten und 90,00 € Heizkosten voraus.
| Position | Gesamtkosten | Schlüssel | Haus | Wohnung | Anteil |
|---|---|---|---|---|---|
| Grundsteuer | 1.648,00 € | Wohnfläche | 412 m² | 68 m² | 272,00 € |
| Gebäudeversicherung | 1.893,50 € | Wohnfläche | 412 m² | 68 m² | 312,52 € |
| Müllabfuhr | 1.215,00 € | Personen | 9 | 2 | 270,00 € |
| Hausreinigung | 1.560,00 € | Wohnfläche | 412 m² | 68 m² | 257,48 € |
| Allgemeinstrom | 318,20 € | Wohnfläche | 412 m² | 68 m² | 52,52 € |
| Schornsteinfeger | 182,50 € | Wohnungen | 5 | 1 | 36,50 € |
| Betriebskosten | 6.817,20 € | 1.201,02 € |
Vorauszahlungen Betriebskosten 12 × 95,00 € = 1.140,00 €, Nachzahlung 61,02 €. Heizung und Warmwasser laut Heizkostenabrechnung 1.104,37 €, Vorauszahlungen 12 × 90,00 € = 1.080,00 €, Nachzahlung 24,37 €. Gesamt: Nachzahlung 85,39 €.
Jede Zeile lässt sich mit dem Taschenrechner prüfen: 1.648,00 € × 68 ÷ 412 = 272,00 €. Genau das meint „gedanklich nachvollziehbar“. Wer Personen nach Tagen zählt, etwa weil im Jahr ein Kind geboren wurde, schreibt statt „9 Personen“ die Personentage, zum Beispiel „730 von 3.285 Personentagen“.
Die Heizkostenabrechnung des Messdienstes ist ein eigener Teil mit eigener Logik nach der Heizkostenverordnung. Übernimm das Ergebnis je Wohnung und leg die Aufstellung bei. Mehr dazu im Artikel zur Heizkostenverordnung.
Typische Fehler in Vorlagen
Monate statt Tage. Viele Tabellen teilen bei einem Mieterwechsel nach Monaten. Januar bis April sind aber nicht 4/12 des Jahres, sondern 120/365. Das zeigt der Artikel zum Mieterwechsel mit vollständiger Rechnung.
Leerstand verteilt. Steht eine Wohnung leer, darf ihr Anteil nicht auf die anderen Mieter umgelegt werden. Eine Vorlage, die nur die vermieteten Flächen addiert, macht genau das. Siehe Leerstand.
Nicht umlagefähige Kosten. Verwaltung, Reparaturen, Kontoführung und seit 01.07.2024 Kabel-TV gehören nicht in die Tabelle. Die vollständige Liste steht unter umlagefähige Nebenkosten.
Schlüssel ohne Erklärung. „Anteil 16,5 %“ reicht nicht. Der Mieter muss sehen, woraus die Zahl entsteht.
Rundung zu früh. Wer zuerst einen gerundeten Prozentsatz bildet und dann rechnet, landet schnell ein paar Cent daneben. Rechne mit vollen Brüchen und runde je Position erst am Ende.
Vorlage, Excel oder App
Für ein Haus ohne Wechsel und ohne Heizung im Haus kann eine sauber gebaute Tabelle reichen. Sobald Tage, Personenwechsel oder Heizkosten dazukommen, steckt in jeder Zeile eine eigene Formel, und ein falscher Bezug fällt erst auf, wenn der Mieter nachfragt.
ImmoAktas baut die Abrechnung aus deinen Daten: Kopf, Schlüsselerklärung, Kostentabelle, Heizkosten, CO2-Aufteilung und Ergebnis, für jedes Mietverhältnis einzeln. Zu jeder Zahl gibt es einen Rechenweg, den auch dein Mieter in der Mieter-App sieht. Wie die Erstellung im Ganzen abläuft, beschreibt die Anleitung Nebenkostenabrechnung erstellen. Die Kosten der App findest du unter Preise.
Häufige Fragen
Gibt es eine gesetzlich vorgeschriebene Vorlage für die Nebenkostenabrechnung?
Nein. Das Gesetz schreibt kein Formular vor. Die Rechtsprechung verlangt aber Mindestangaben: Gesamtkosten je Position, Umlageschlüssel mit Erläuterung, Berechnung des Anteils und Abzug der Vorauszahlungen.
Kann ich eine Excel-Vorlage aus dem Internet verwenden?
Ja, wenn du sie an deinen Mietvertrag und dein Haus anpasst. Prüfe vor allem die Umlageschlüssel, die Zahl der Tage im Jahr und ob Leerstand korrekt beim Vermieter landet. Viele Vorlagen rechnen fest mit Monaten oder mit 365 Tagen.
Muss ich die Belege der Abrechnung beilegen?
Nein. Der Mieter hat ein Recht auf Belegeinsicht, du musst die Belege aber nicht mitschicken. Eine Übersicht der Gesamtkosten je Position gehört dagegen in die Abrechnung.
Muss die Abrechnung unterschrieben sein?
Nein. Die Nebenkostenabrechnung braucht keine eigenhändige Unterschrift. Es muss aber erkennbar sein, wer abrechnet.
Softwareentwickler aus Dortmund und selbst Vermieter. Hat ImmoAktas gebaut, weil er seine eigene Abrechnung in Excel leid war. Schreibt hier über das, was er beim Abrechnen selbst nachschlagen musste.
Stand: Oktober 2026 · Dieser Artikel erklärt die Rechtslage allgemein und ersetzt keine Rechtsberatung.