- Erst die Form prüfen: Frist, Zeitraum, die vier Mindestangaben.
- Dann den Inhalt: nur umlagefähige Kosten, richtiger Schlüssel, richtige Fläche, Leerstand beim Vermieter, Heizkosten nach Verordnung.
- Am Ende die Vorauszahlungen und die Rechnung selbst.
- Einwände hat der Mieter zwölf Monate ab Zugang (§ 556 Abs. 3 Satz 5 BGB).
Warum es sich für beide Seiten lohnt
Für Mieter geht es um Geld, für Vermieter um mehr: Eine angreifbare Abrechnung kostet Zeit, Nerven und im schlimmsten Fall die ganze Nachzahlung. Wer als Vermieter die eigene Abrechnung mit den Augen des Mieters liest, findet die meisten Fehler, bevor sie Ärger machen. Die zwölf Punkte unten sind dieselben, die Mietervereine und Anwälte zuerst ansehen.
Teil 1: Form und Frist
1. Ist die Abrechnung rechtzeitig angekommen? Sie muss spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen, für das Kalenderjahr 2025 also bis 31.12.2026. Kommt sie später, kann der Vermieter in der Regel keine Nachzahlung mehr verlangen, ein Guthaben muss er trotzdem auszahlen. Details im Artikel zur Frist.
2. Ist der Zeitraum höchstens zwölf Monate lang? Ein Zeitraum von 15 Monaten ist unzulässig. Bei Ein- oder Auszug im Jahr muss außerdem dein Nutzungszeitraum stimmen.
3. Sind die vier Mindestangaben da? Gesamtkosten je Position, Umlageschlüssel mit Erläuterung, Berechnung deines Anteils, Abzug deiner Vorauszahlungen. Wie das aussieht, zeigt das Muster einer Nebenkostenabrechnung. Fehlt etwas oder ist nicht nachvollziehbar, ist die Abrechnung formell fehlerhaft.
Teil 2: Welche Kosten stehen drin?
4. Sind alle Positionen umlagefähig? Erlaubt sind nur Betriebskosten nach § 2 BetrKV, die der Mietvertrag umlegt. Typische Fehler: Verwaltungskosten, Reparaturen, Kontoführungsgebühren, Rücklagen, Kabel-TV nach dem 30.06.2024. Die Liste steht unter umlagefähige Nebenkosten.
5. Stecken in Mischpositionen nicht umlagefähige Anteile? Beim Hausmeister müssen Reparaturen und Verwaltungsaufgaben herausgerechnet sein, siehe Hausmeisterkosten.
6. Passen die Beträge zum Vorjahr? Steigt eine Position deutlich, etwa um mehr als ein Viertel, lohnt eine Nachfrage. Das ist kein Fehler an sich, aber ein Anlass zur Belegeinsicht. Dazu gehört auch das Wirtschaftlichkeitsgebot (§ 556 Abs. 3 Satz 1 BGB): Der Vermieter muss auf ein angemessenes Kosten-Nutzen-Verhältnis achten.
Teil 3: Wie wurde verteilt?
7. Stimmt der Umlageschlüssel? Er muss dem Mietvertrag entsprechen. Ohne Vereinbarung gilt die Wohnfläche, für erfassten Verbrauch der Verbrauch. Mehr im Artikel zum Umlageschlüssel.
8. Stimmt die Wohnfläche? Maßgeblich ist die tatsächliche Fläche. Prüfe auch die Gesamtfläche des Hauses: Ist sie zu klein angesetzt, zahlen alle Mieter zu viel. Siehe Wohnfläche.
9. Ist Leerstand beim Vermieter geblieben? Stand eine Wohnung im Jahr leer, muss ihr Anteil beim Vermieter bleiben. Zählen die Flächen in der Abrechnung nur die vermieteten Wohnungen, ist das ein Warnsignal. Siehe Leerstand.
10. Sind die Heizkosten nach Verordnung verteilt? Bei Zentralheizung 50 bis 70 % nach Verbrauch. Ist alles nach Fläche verteilt, darf der Mieter um 15 % kürzen. Fehlen ab 2027 fernablesbare Geräte, sind es 3 %. Bei Öl und Gas muss außerdem die CO2-Aufteilung ausgewiesen sein. Siehe Heizkostenverordnung und CO2-Kosten.
Teil 4: Rechnung und Ergebnis
11. Sind deine Vorauszahlungen richtig abgezogen? Vergleiche mit deinem Kontoauszug. Hat sich die Vorauszahlung im Jahr geändert, müssen beide Stufen auftauchen. Ein Beispiel: 6 × 150,00 € plus 6 × 180,00 € ergibt 1.980,00 €, nicht 12 × 180,00 € = 2.160,00 €. Wird zu viel abgezogen, ist das zu deinen Gunsten, wird zu wenig abgezogen, zahlst du doppelt.
12. Geht die Rechnung auf? Nimm zwei oder drei Positionen und rechne nach: Gesamtkosten mal dein Anteil durch die Summe aller Anteile. Bei Ein- oder Auszug kommen die Tage dazu. Für Januar bis April sind das 120 von 365 Tagen, nicht 4 von 12 Monaten. Den eigenen Fall rechnest du im Nebenkosten-Rechner nach.
Schreibe genau, welche Position du beanstandest und warum. „Die Abrechnung ist falsch“ reicht nicht. Halte das Datum fest, an dem die Abrechnung angekommen ist: Ab dann laufen die zwölf Monate für deine Einwände.
Wenn du einen Fehler findest
Als Mieter: Schreibe dem Vermieter in Textform, nenne die Position und den Grund, und bitte um Korrektur oder Belegeinsicht. Den unstreitigen Teil einer Nachzahlung zahlst du am besten fristgerecht, um keinen Verzug zu riskieren. Bei größeren Beträgen oder Unsicherheit hilft ein Mieterverein.
Als Vermieter: Prüfe den Einwand sachlich und antworte schriftlich. Ein inhaltlicher Fehler lässt sich korrigieren, innerhalb der Abrechnungsfrist auch zu Lasten des Mieters, danach nur noch zu seinen Gunsten. Schicke eine korrigierte Abrechnung mit der Differenz und einem kurzen Begleitschreiben, statt einzelne Zahlen per Telefon zu klären.
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In ImmoAktas hat jede Zahl einen Rechenweg: Beleg, Anteil am Zeitraum, Schlüssel, Tage, Ergebnis. Deine Mieter sehen in der Mieter-App ihre Abrechnung mit dieser Aufschlüsselung, die Belege, die du freigibst, und können Fragen direkt zu einer Position stellen. Leerstand landet automatisch in einer eigenen Zeile beim Vermieter, und die App weist dich auf Auffälligkeiten hin, etwa eine bewohnte Wohnung ohne Personenzahl oder einen Zählerstand, der kleiner ist als der letzte. Was alles dazugehört, steht unter Funktionen.
Häufige Fragen
Wie lange habe ich als Mieter Zeit, Einwände zu erheben?
Zwölf Monate ab Zugang der Abrechnung (§ 556 Abs. 3 Satz 5 BGB). Danach kannst du Einwände in der Regel nicht mehr geltend machen, außer du hast die Verspätung nicht zu vertreten.
Muss ich eine Nachzahlung sofort bezahlen?
Die Nachzahlung wird mit Zugang einer formell ordnungsgemäßen Abrechnung fällig. Du darfst sie aber in angemessener Zeit prüfen. Wer Belegeinsicht verlangt und sie nicht bekommt, darf die Zahlung bis dahin zurückhalten.
Was passiert, wenn die Abrechnung einen Fehler enthält?
Ein inhaltlicher Fehler macht nicht die ganze Abrechnung unwirksam. Der Vermieter kann ihn korrigieren; nach Ablauf der Abrechnungsfrist aber nicht mehr zu deinen Lasten. Ein formeller Fehler, etwa ein unverständlicher Schlüssel, kann dagegen die Fälligkeit verhindern.
Wo bekomme ich Hilfe beim Prüfen?
Bei einem Mieterverein, einer Verbraucherzentrale oder einem Anwalt für Mietrecht. Vermieter wenden sich an Haus & Grund oder einen Anwalt. Dieser Artikel ersetzt keine Beratung im Einzelfall.
Softwareentwickler aus Dortmund und selbst Vermieter. Hat ImmoAktas gebaut, weil er seine eigene Abrechnung in Excel leid war. Schreibt hier über das, was er beim Abrechnen selbst nachschlagen musste.
Stand: Oktober 2026 · Dieser Artikel erklärt die Rechtslage allgemein und ersetzt keine Rechtsberatung.