- Das Gesetz erlaubt beide Modelle: Betriebskosten als Pauschale oder als Vorauszahlung (§ 556 Abs. 2 BGB).
- Vorauszahlungen müssen angemessen sein und werden jährlich abgerechnet.
- Eine Pauschale wird nicht abgerechnet. Erhöhen darfst du sie nur mit Vorbehalt im Vertrag, senken musst du sie, wenn die Kosten fallen (§ 560 BGB).
- Heizkosten müssen bei Zentralheizung in aller Regel nach Verbrauch abgerechnet werden, nicht pauschal.
Die drei Modelle im Überblick
Nach § 556 Abs. 2 BGB können die Vertragsparteien vereinbaren, dass Betriebskosten als Pauschale oder als Vorauszahlung ausgewiesen werden. Daneben gibt es die Inklusivmiete, bei der die Betriebskosten ohne eigenen Betrag in der Miete stecken.
| Merkmal | Vorauszahlung | Pauschale | Inklusivmiete |
|---|---|---|---|
| Jährliche Abrechnung | ja, Pflicht | nein | nein |
| Nachzahlung oder Guthaben | ja | nein | nein |
| Kostenrisiko | Mieter | Vermieter | Vermieter |
| Anpassung | nach Abrechnung, § 560 Abs. 4 BGB | nur mit Vorbehalt im Vertrag, § 560 Abs. 1 BGB | nur über eine Mieterhöhung |
| Heizkosten bei Zentralheizung | nach HeizkostenV | nicht zulässig | nicht zulässig |
Kurzfassung für Wohnraum. Auch eine Mischung ist möglich, etwa Vorauszahlung für Heizung und Wasser und eine Pauschale für die übrigen Kosten.
Vorauszahlung: der Normalfall
Die meisten Mietverträge sehen monatliche Vorauszahlungen vor. Sie dürfen nur in angemessener Höhe vereinbart werden (§ 556 Abs. 2 Satz 2 BGB), also ungefähr in der Höhe der zu erwartenden Kosten. Über die Vorauszahlungen musst du jährlich abrechnen, und zwar spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums (§ 556 Abs. 3 BGB). Daraus ergibt sich eine Nachzahlung oder ein Guthaben.
Der Vorteil für dich: Steigende Kosten trägt der Mieter, sofern du rechtzeitig abrechnest. Der Nachteil: jedes Jahr eine Abrechnung, mit Belegen, Fristen und möglichen Einwänden. Nach jeder Abrechnung dürfen beide Seiten die Vorauszahlung auf eine angemessene Höhe anpassen, siehe Nebenkostenvorauszahlung anpassen.
Pauschale: einfach, aber mit Risiko
Mit einer Pauschale sind die vereinbarten Betriebskosten abgegolten. Du rechnest nicht ab, der Mieter zahlt nichts nach und bekommt nichts zurück. Das spart Arbeit und Streit.
Der Preis dafür: Steigen die Kosten, trägst du die Differenz, solange du die Pauschale nicht erhöhen darfst. Und eine Erhöhung ist an enge Voraussetzungen gebunden (§ 560 Abs. 1 und 2 BGB):
- Der Mietvertrag muss die Erhöhung ausdrücklich vorsehen.
- Die Betriebskosten müssen tatsächlich gestiegen sein. Umlegen darfst du den Anteil des Mieters an der Steigerung.
- Die Erklärung braucht Textform, und du musst den Grund bezeichnen und erläutern.
- Der Mieter schuldet den höheren Betrag ab Beginn des übernächsten Monats nach der Erklärung. Rückwirkend geht es nur bei rückwirkend gestiegenen Kosten, höchstens bis zum Beginn des Vorjahres und nur, wenn du innerhalb von drei Monaten nach Kenntnis erklärst.
Sinken die Betriebskosten, musst du die Pauschale ab diesem Zeitpunkt entsprechend herabsetzen und den Mieter unverzüglich informieren (§ 560 Abs. 3 BGB). Das gilt unabhängig davon, ob der Vertrag einen Erhöhungsvorbehalt enthält.
Rechenbeispiel: Pauschale gegen Vorauszahlung
Eine Wohnung mit einer Pauschale von 150,00 € im Monat, also 1.800,00 € im Jahr. Tatsächlich entfallen auf die Wohnung 2025 Betriebskosten von 2.050,00 €, weil Grundsteuer und Versicherung gestiegen sind. Davon gehen 84,00 € im Jahr auf die höhere Grundsteuer zurück.
| Fall | Rechnung | Ergebnis |
|---|---|---|
| Mit Vorauszahlung 150,00 € | 2.050,00 € − 12 × 150,00 € | Nachzahlung Mieter 250,00 € |
| Mit Pauschale 150,00 € | keine Abrechnung | trägt der Vermieter 250,00 € |
| Erhöhung Pauschale (Grundsteuer) | 84,00 € ÷ 12 | + 7,00 € im Monat |
Beispielzahlen. Mit Erhöhungsvorbehalt im Vertrag: Erklärung im März wirkt ab Mai. Die übrigen 166,00 € Mehrkosten lassen sich nur umlegen, wenn sie ebenfalls aus gestiegenen Betriebskosten stammen und ordnungsgemäß erklärt werden.
Heizkosten: keine Pauschale
Für Gebäude mit zentraler Heizung oder Warmwasserversorgung schreibt die Heizkostenverordnung vor, die Kosten überwiegend nach Verbrauch zu verteilen. Sie geht rechtsgeschäftlichen Vereinbarungen vor, eine Pauschale oder Inklusivmiete für Heizkosten ist damit in aller Regel unwirksam. Ausgenommen sind nur Gebäude mit nicht mehr als zwei Wohnungen, von denen der Vermieter eine selbst bewohnt (§ 2 HeizkostenV). Mehr dazu im Artikel zur Heizkostenverordnung.
Von der Pauschale zur Vorauszahlung wechseln
Einseitig umstellen kannst du nicht, der Wechsel braucht grundsätzlich eine Vereinbarung mit dem Mieter. Eine Ausnahme gibt es für Kosten mit erfasstem Verbrauch oder erfasster Verursachung: Hier kannst du vor Beginn eines Abrechnungszeitraums in Textform erklären, dass sie künftig nach Verbrauch umgelegt werden. Waren die Kosten bisher in der Miete oder Pauschale enthalten, ist diese entsprechend herabzusetzen (§ 556a Abs. 2 BGB).
Eine Pauschale eignet sich für kleine Einheiten mit stabilen, gut planbaren Kosten, etwa ein möbliertes Zimmer oder eine Einliegerwohnung. Bei einem Mehrfamilienhaus mit Zentralheizung, Wasserzählern und schwankenden Kosten ist die Vorauszahlung mit Abrechnung meist die bessere Wahl.
So hilft ImmoAktas
In ImmoAktas legst du je Mietverhältnis fest, ob der Mieter Vorauszahlungen leistet oder eine Pauschale zahlt. Für Vorauszahlungen erstellt die App die Abrechnung samt Nachzahlung oder Guthaben. Bei einer Pauschale rechnet die Rechen-Engine den Kostenanteil der Wohnung trotzdem aus und ordnet ihn dir zu, eine Nachforderung an den Mieter entsteht nicht. So siehst du jedes Jahr, ob die Pauschale noch reicht. Den ganzen Ablauf einer Abrechnung zeigt die Anleitung Nebenkostenabrechnung erstellen, was nach der Abrechnung fällig wird, der Artikel Nachzahlung aus der Nebenkostenabrechnung.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Nebenkostenpauschale und Vorauszahlung?
Über Vorauszahlungen muss der Vermieter jährlich abrechnen (§ 556 Abs. 3 BGB); daraus ergibt sich eine Nachzahlung oder ein Guthaben. Mit einer Pauschale sind die Betriebskosten abgegolten. Es gibt keine Abrechnung, keine Nachzahlung und kein Guthaben.
Darf ich eine Nebenkostenpauschale erhöhen?
Nur, wenn der Mietvertrag das vorsieht und die Betriebskosten tatsächlich gestiegen sind. Die Erhöhung erklärst du in Textform mit Grund und Erläuterung; sie wirkt ab dem übernächsten Monat (§ 560 Abs. 1 und 2 BGB).
Muss ich eine Pauschale senken, wenn die Kosten fallen?
Ja. Ermäßigen sich die Betriebskosten, ist die Pauschale ab diesem Zeitpunkt entsprechend herabzusetzen, und du musst den Mieter unverzüglich informieren (§ 560 Abs. 3 BGB).
Kann ich Heizkosten als Pauschale vereinbaren?
In der Regel nicht. Für zentral beheizte Gebäude schreibt die Heizkostenverordnung eine verbrauchsabhängige Abrechnung vor, und sie geht abweichenden Vereinbarungen vor. Ausgenommen sind nur Gebäude mit nicht mehr als zwei Wohnungen, von denen der Vermieter eine selbst bewohnt.
Softwareentwickler aus Dortmund und selbst Vermieter. Hat ImmoAktas gebaut, weil er seine eigene Abrechnung in Excel leid war. Schreibt hier über das, was er beim Abrechnen selbst nachschlagen musste.
Stand: Oktober 2026 · Dieser Artikel erklärt die Rechtslage allgemein und ersetzt keine Rechtsberatung.