- Hausmeisterkosten sind umlagefähig (§ 2 Nr. 14 BetrKV), aber nur für Betrieb, Pflege und Sicherheit.
- Nicht umlagefähig: Reparaturen, Erneuerungen, Schönheitsreparaturen und Verwaltung.
- Den nicht umlagefähigen Teil musst du herausrechnen und erklären können.
- Den Lohnanteil weist du für § 35a EStG gesondert aus.
Was der Hausmeister umlagefähig tun darf
Nach § 2 Nr. 14 BetrKV gehören zu den Kosten des Hauswarts die Vergütung, die Sozialbeiträge und alle geldwerten Leistungen, die der Eigentümer dem Hauswart für seine Arbeit gewährt. Ausgenommen ist ausdrücklich, was auf Instandhaltung, Instandsetzung, Erneuerung, Schönheitsreparaturen oder die Hausverwaltung entfällt.
Typisch umlagefähig sind:
- Kontrollgänge durch Haus und Technik, Überwachung der Heizungsanlage auf Funktion
- Reinigung von Treppenhaus, Hof und Gehwegen, soweit nicht separat vergeben
- Winterdienst und Gartenpflege, soweit nicht separat vergeben
- Bedienung und Überwachung von Aufzug oder Gemeinschaftsanlagen
- Austausch von Leuchtmitteln in Gemeinschaftsräumen
- Mülltonnen bereitstellen
Typisch nicht umlagefähig sind:
- Reparaturen, auch kleine, etwa an Türschließer, Klingel oder Wasserhahn
- Erneuerungen und Austausch defekter Teile
- Verwaltungsaufgaben: Wohnungsübergaben, Besichtigungen mit Interessenten, Mieterbetreuung, Handwerker beauftragen und überwachen
- Schönheitsreparaturen in Gemeinschaftsräumen
Rechenbeispiel
Ein Hausmeisterdienst stellt für die Lindenstraße 12 im Jahr 2025 insgesamt 4.800,00 € in Rechnung. Laut seiner Tätigkeitsaufstellung entfallen 20 % der Stunden auf kleine Reparaturen und 10 % auf Wohnungsübergaben und Handwerkertermine. Umlagefähig sind also 70 %.
| Schritt | Rechnung | Betrag |
|---|---|---|
| Rechnung gesamt | 4.800,00 € | |
| Reparaturen 20 % | trägt der Vermieter | 960,00 € |
| Verwaltung 10 % | trägt der Vermieter | 480,00 € |
| Umlagefähig 70 % | 4.800,00 € × 70 % | 3.360,00 € |
| Anteil WE 3 (70 / 461 m²) | 3.360,00 € × 70 ÷ 461 | 510,20 € |
In der Abrechnung erscheinen als Gesamtkosten 3.360,00 €. Gute Praxis ist, den Abzug offen zu zeigen: „Rechnung 4.800,00 €, abzüglich 1.440,00 € nicht umlagefähig“.
Wie du den Anteil belegst
Im Streitfall muss der Vermieter darlegen, wie er den nicht umlagefähigen Teil ermittelt hat. Hilfreich sind:
- Ein Vertrag mit Leistungsverzeichnis, der umlagefähige und sonstige Tätigkeiten trennt, idealerweise mit getrennten Preisen.
- Stundennachweise nach Tätigkeit, mindestens als Monatsübersicht.
- Getrennte Rechnungen für Reparaturen, die der Hausmeister zusätzlich erledigt.
Pauschale Abzüge ohne Grundlage sind angreifbar. Wenn der Hausmeisterdienst keine Aufteilung liefert, bitte ihn ausdrücklich darum. Das erspart dir die Diskussion bei der Belegeinsicht.
Keine doppelte Abrechnung
Viele Häuser haben neben dem Hausmeister eine Reinigungsfirma oder einen Gärtner. Das ist in Ordnung, solange die Leistungen sich nicht überschneiden. Steht im Hausmeistervertrag die Treppenhausreinigung, und kommt zusätzlich eine Reinigungsfirma, ist eine der beiden Positionen nicht umlagefähig. Prüfe die Leistungsbeschreibungen nebeneinander, bevor du beide ansetzt.
Auch umlagefähige Kosten müssen angemessen sein (§ 556 Abs. 3 Satz 1 BGB). Ein Hausmeisterdienst, der deutlich über dem Marktüblichen liegt, kann zu Einwänden führen. Vergleichsangebote alle paar Jahre schützen dich.
Eigene Arbeit als Hausmeister
Übernimmst du die Hausmeisterarbeiten selbst, darfst du sie umlegen, aber nur mit dem Betrag, den ein Dritter ohne Umsatzsteuer verlangen würde (§ 1 Abs. 1 Satz 2 BetrKV). Dokumentiere Datum, Tätigkeit und Dauer und lege einen nachvollziehbaren Stundensatz zugrunde, zum Beispiel aus einem Vergleichsangebot. Die eigene Verwaltungsarbeit als Vermieter bleibt auch dann nicht umlagefähig.
Haushaltsnahe Dienstleistungen nach § 35a EStG
Mieter können 20 % der Arbeitskosten für haushaltsnahe Dienstleistungen von ihrer Steuer abziehen, bis zu 4.000 € Steuerermäßigung im Jahr (§ 35a Abs. 2 EStG). Dazu gehören typischerweise Hausmeister, Treppenhausreinigung, Gartenpflege und Winterdienst. Abziehbar ist nur der Lohnanteil, nicht das Material. Damit dein Mieter das nutzen kann, sollte die Abrechnung je Position den Lohnanteil seiner Wohnung ausweisen, oder du stellst eine gesonderte Bescheinigung aus.
Im Beispiel oben bestehen die umlagefähigen 3.360,00 € vollständig aus Arbeitslohn. Der Lohnanteil von WE 3 beträgt dann 510,20 €, die mögliche Steuerermäßigung des Mieters 20 % davon, also 102,04 €.
So hilft ImmoAktas
In ImmoAktas teilst du eine Rechnung in einen umlagefähigen und einen nicht umlagefähigen Teil, mit Begründung. Nur der umlagefähige Teil geht in die Verteilung, der Rest bleibt als eigene Zeile bei dir. Den Lohnanteil trägst du je Rechnung ein, und die App weist ihn je Wohnung nach § 35a aus. Welche anderen Kosten du umlegen darfst, steht unter umlagefähige Nebenkosten, den Ablauf der ganzen Abrechnung zeigt die Anleitung Nebenkostenabrechnung erstellen. Alle Funktionen findest du unter Funktionen.
Häufige Fragen
Sind Hausmeisterkosten umlagefähig?
Ja, nach § 2 Nr. 14 BetrKV, soweit sie auf Betrieb, Pflege und Sicherheit des Hauses entfallen. Reparaturen, Erneuerungen, Schönheitsreparaturen und Verwaltungsaufgaben musst du herausrechnen.
Wie ermittle ich den nicht umlagefähigen Anteil?
Am besten aus einer Aufstellung des Hausmeisterdienstes nach Tätigkeiten oder Stunden. Ohne Aufstellung musst du den Anteil nachvollziehbar schätzen und im Streitfall belegen können. Eine pauschale Annahme ohne Grundlage ist angreifbar.
Darf ich Gartenpflege und Reinigung zusätzlich zum Hausmeister abrechnen?
Nur, wenn der Hausmeister diese Arbeiten nicht ohnehin erledigt. Dieselbe Leistung darf nicht doppelt in der Abrechnung stehen.
Kann der Mieter Hausmeisterkosten von der Steuer absetzen?
Den Lohnanteil für haushaltsnahe Dienstleistungen kann er nach § 35a EStG mit 20 % ansetzen. Dafür muss die Abrechnung den Lohnanteil gesondert ausweisen.
Softwareentwickler aus Dortmund und selbst Vermieter. Hat ImmoAktas gebaut, weil er seine eigene Abrechnung in Excel leid war. Schreibt hier über das, was er beim Abrechnen selbst nachschlagen musste.
Stand: Oktober 2026 · Dieser Artikel erklärt die Rechtslage allgemein und ersetzt keine Rechtsberatung.