- Umlegen darfst du nur Betriebskosten im Sinne von § 2 BetrKV, und nur, wenn der Mietvertrag die Umlage vereinbart (§ 556 Abs. 1 BGB).
- Die Liste hat 17 Nummern und ist abschließend. Nr. 17 „sonstige Betriebskosten“ gilt nur für Kosten, die im Vertrag einzeln genannt sind.
- Nie umlagefähig sind Verwaltung, Instandhaltung und Instandsetzung.
- Seit dem 01.07.2024 gehören Kabel-TV-Gebühren nicht mehr dazu.
Was Betriebskosten überhaupt sind
Betriebskosten sind nach § 1 Abs. 1 BetrKV die Kosten, die dem Eigentümer durch das Eigentum am Grundstück oder durch den bestimmungsgemäßen Gebrauch des Gebäudes laufend entstehen. Zwei Merkmale sind wichtig: Die Kosten müssen wiederkehrend anfallen, nicht unbedingt jedes Jahr, aber regelmäßig. Und sie müssen mit dem Betrieb zu tun haben, nicht mit dem Erhalt der Substanz.
Damit du sie umlegen kannst, braucht es eine Vereinbarung im Mietvertrag. Nach der Rechtsprechung des BGH genügt bei Wohnraum die Formulierung, dass der Mieter „die Betriebskosten“ trägt. Gemeint sind dann alle Kostenarten aus § 2 BetrKV, mit Ausnahme der sonstigen Betriebskosten, die einzeln genannt sein müssen.
Die 17 Kostenarten im Überblick
| Nr. und Kostenart | Typische Belege |
|---|---|
| 1 · Laufende öffentliche Lasten | Grundsteuerbescheid |
| 2 · Wasserversorgung | Wasser, Zählermiete, Eichung |
| 3 · Entwässerung | Abwasser, Niederschlagswasser |
| 4 bis 6 · Heizung und Warmwasser | Brennstoff, Wartung, Messdienst |
| 7 · Aufzug | Betriebsstrom, Wartung, Notruf |
| 8 · Straßenreinigung und Müll | Gebührenbescheid, Winterdienst |
| 9 · Gebäudereinigung, Ungeziefer | Treppenhausreinigung |
| 10 · Gartenpflege | Rasenmähen, Spielplatzsand |
| 11 · Beleuchtung | Allgemeinstrom |
| 12 · Schornsteinreinigung | Kehr- und Messgebühren |
| 13 · Sach- und Haftpflichtversicherung | Gebäude-, Haftpflicht-, Glasversicherung |
| 14 · Hauswart | Hausmeisterdienst ohne Reparaturanteil |
| 15 · Antenne und Breitband | Gemeinschaftsantenne, eingeschränkt |
| 16 · Wäschepflege | Strom und Wartung der Gemeinschaftswaschmaschine |
| 17 · Sonstige Betriebskosten | nur wenn im Vertrag benannt |
Kurzfassung. Die genauen Bestandteile jeder Nummer stehen im Verordnungstext; im Zweifel gilt der Wortlaut.
Die Positionen, die am häufigsten Fragen auslösen
Grundsteuer (Nr. 1). Voll umlagefähig, auch nach der Reform mit neuen Werten seit 2025. Wie du mit Nachzahlungen und Gewerbe im Haus umgehst, steht im Artikel Grundsteuer umlegen.
Wasser und Abwasser (Nr. 2 und 3). Umlagefähig sind Grundgebühr, Verbrauch, Zählermiete und die Kosten der Eichung. Gibt es Wohnungszähler, wird nach Verbrauch abgerechnet; die Differenz zum Hauptzähler verteilst du nach dem vereinbarten Schlüssel.
Heizung und Warmwasser (Nr. 4 bis 6). Brennstoff, Betriebsstrom, Wartung, Reinigung, Messdienst und Abrechnung. Verteilt wird nach der Heizkostenverordnung, siehe Heizkostenverordnung. Die Reparatur des Brenners ist dagegen Instandsetzung.
Hauswart (Nr. 14). Umlagefähig ist nur der Teil, der auf Betrieb und Pflege entfällt. Reparaturen und Verwaltungsaufgaben musst du herausrechnen. Ein Beispiel mit Zahlen steht im Artikel zu Hausmeisterkosten.
Versicherungen (Nr. 13). Gebäudeversicherung gegen Feuer, Sturm, Wasser und Elementarschäden, Haftpflicht für das Gebäude, Öltank und Aufzug, Glasversicherung. Nicht umlagefähig sind Rechtsschutz- und Mietausfallversicherung des Vermieters.
Kabel-TV und Glasfaser seit Juli 2024
Bis Mitte 2024 durften Vermieter die Kosten eines Kabel-TV-Anschlusses über die Nebenkosten abrechnen, das sogenannte Nebenkostenprivileg. Mit der Reform des Telekommunikationsgesetzes ist das zum 30.06.2024 ausgelaufen. Für Zeiträume ab dem 01.07.2024 gehören Kabelgebühren nicht mehr in die Abrechnung. Rechnest du einen abweichenden Zeitraum ab, der den Stichtag überschreitet, teilst du die Kosten tagesgenau: der Teil bis 30.06.2024 durfte noch umgelegt werden, der Rest nicht.
Neu ist dagegen ein Bereitstellungsentgelt für Glasfasernetze, die nach dem 01.12.2021 errichtet wurden. Es ist der Höhe und der Dauer nach begrenzt und an Voraussetzungen geknüpft. Wenn du so ein Netz hast, lass dir die Bedingungen vom Anbieter genau bestätigen.
Was nie umlagefähig ist
Verwaltungskosten (Hausverwaltung, Kontoführung, Porto, Steuerberatung), Instandhaltung und Instandsetzung (Reparaturen, Austausch defekter Teile), Rücklagen, Kosten leerstehender Wohnungen, Mietausfall- und Rechtsschutzversicherung sowie Finanzierungskosten.
Die Grenze zwischen Wartung und Reparatur ist im Alltag nicht immer scharf. Faustregel: Wartung prüft und erhält die Funktion vorbeugend und fällt regelmäßig an, Reparatur beseitigt einen Defekt. Der jährliche Wartungsvertrag der Heizung ist umlagefähig, der Tausch der defekten Pumpe nicht.
Sonstige Betriebskosten richtig vereinbaren
Unter Nr. 17 fallen laufende Kosten, die keine eigene Nummer haben. In der Praxis sind das etwa die Wartung von Feuerlöschern, Rauchwarnmeldern oder Rückstausicherungen, die Dachrinnenreinigung oder die Prüfung der Elektroanlage. Sie sind nur umlagefähig, wenn sie im Mietvertrag ausdrücklich genannt sind. Ein allgemeiner Satz wie „sonstige Betriebskosten“ reicht nicht. Kommt eine neue Kostenart erst während der Mietzeit hinzu, ist die Rechtslage vom Einzelfall abhängig. Bei der Miete für Rauchwarnmelder ist zudem umstritten, ob sie überhaupt Betriebskosten sind.
Eigenleistung des Vermieters
Mähst du den Rasen selbst oder putzt das Treppenhaus, darfst du deine Arbeit ansetzen, allerdings nur bis zu dem Betrag, den eine Fachfirma verlangen würde, ohne Umsatzsteuer (§ 1 Abs. 1 Satz 2 BetrKV). Dokumentiere Stunden und Stundensatz, damit du sie bei einer Belegeinsicht belegen kannst.
So hilft ImmoAktas
Wenn du eine Rechnung fotografierst, schlägt ImmoAktas Kostenart, Betrag und Leistungszeitraum vor. Du bestätigst die Kostenart, markierst Positionen als ganz, teilweise oder nicht umlagefähig, und nur der umlagefähige Teil landet in der Verteilung. Kosten, die du laut Vertrag nicht umlegen darfst, bleiben als eigene Zeile bei dir. Was sonst noch dazugehört, zeigt die Anleitung Nebenkostenabrechnung erstellen und die Übersicht der Funktionen.
Häufige Fragen
Sind Verwaltungskosten umlagefähig?
Bei Wohnraum nein. Kosten der Hausverwaltung, Kontoführungsgebühren und Porto für die Abrechnung trägt der Vermieter (§ 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV).
Darf ich Reparaturen auf die Mieter umlegen?
Nein. Instandhaltung und Instandsetzung sind keine Betriebskosten (§ 1 Abs. 2 Nr. 2 BetrKV). Wartungskosten, etwa für die Heizung oder den Aufzug, sind dagegen umlagefähig, wenn sie laufend anfallen.
Darf ich Kabel-TV noch umlegen?
Seit dem 01.07.2024 nicht mehr. Die Kosten für den Kabelanschluss sind seitdem keine umlagefähigen Betriebskosten mehr. Ein Bereitstellungsentgelt für neue Glasfasernetze kann unter engen Voraussetzungen umlegbar sein.
Was sind sonstige Betriebskosten?
Laufende Kosten, die in den Nummern 1 bis 16 nicht genannt sind, zum Beispiel die Wartung von Feuerlöschern oder die Dachrinnenreinigung. Sie sind nur umlagefähig, wenn sie im Mietvertrag einzeln benannt sind (§ 2 Nr. 17 BetrKV).
Softwareentwickler aus Dortmund und selbst Vermieter. Hat ImmoAktas gebaut, weil er seine eigene Abrechnung in Excel leid war. Schreibt hier über das, was er beim Abrechnen selbst nachschlagen musste.
Stand: Oktober 2026 · Dieser Artikel erklärt die Rechtslage allgemein und ersetzt keine Rechtsberatung.