- Es gilt der Schlüssel aus dem Mietvertrag. Fehlt eine Regelung, gilt die Wohnfläche, für erfassten Verbrauch der Verbrauch (§ 556a Abs. 1 BGB).
- Üblich: Grundsteuer, Versicherung, Reinigung nach Fläche, Müll nach Personen, Schornsteinfeger nach Einheiten, Wasser nach Verbrauch.
- Für Heizung und Warmwasser gilt die Heizkostenverordnung vorrangig.
- Ändern darfst du einseitig nur hin zum Verbrauch, und nur für künftige Zeiträume.
Die vier Grundschlüssel
Wohnfläche. Der häufigste Schlüssel. Jede Wohnung trägt ihren Flächenanteil am Haus. Er passt für Kosten, die mit der Größe des Gebäudes zusammenhängen: Grundsteuer, Gebäudeversicherung, Hausreinigung, Gartenpflege, Allgemeinstrom. Wie die Fläche richtig ermittelt wird, steht im Artikel zur Wohnfläche in der Nebenkostenabrechnung.
Personen. Jede Wohnung trägt ihren Anteil an den Bewohnern. Er passt für Kosten, die mit der Zahl der Menschen steigen: Müll, manchmal Wasser ohne Wohnungszähler. Der Nachteil: Du musst die Belegung kennen und Änderungen im Jahr erfassen.
Einheiten. Jede Wohnung trägt gleich viel. Er passt für Kosten, die je Wohnung gleich anfallen, etwa Schornsteinfeger bei Etagenheizungen oder eine Wartung je Gerät.
Verbrauch. Abgerechnet wird, was der Zähler zeigt. Das ist der gerechteste Schlüssel, braucht aber geeichte Zähler und Ablesungen zum Stichtag und bei jedem Mieterwechsel.
Dieselben Kosten, drei Ergebnisse
Ein Haus mit drei Wohnungen, Müllgebühren 1.200,00 € im Jahr 2025. WE 1 hat 50 m² und eine Person, WE 2 hat 90 m² und vier Personen, WE 3 hat 60 m² und zwei Personen. Zusammen 200 m² und sieben Personen.
| Wohnung | nach Fläche | nach Personen | nach Einheiten |
|---|---|---|---|
| WE 1 · 50 m² · 1 Pers. | 300,00 € | 171,43 € | 400,00 € |
| WE 2 · 90 m² · 4 Pers. | 540,00 € | 685,71 € | 400,00 € |
| WE 3 · 60 m² · 2 Pers. | 360,00 € | 342,86 € | 400,00 € |
| Summe | 1.200,00 € | 1.200,00 € | 1.200,00 € |
Beim Personenschlüssel ergeben die gerundeten Anteile hier zufällig genau 1.200,00 €. Bleibt bei anderen Zahlen ein Rundungscent übrig, trägt ihn der Vermieter.
Die Familie in WE 2 zahlt nach Personen 685,71 €, nach Einheiten 400,00 €. Keiner der Schlüssel ist falsch, aber du darfst nur den anwenden, der vereinbart ist. Ohne Vereinbarung wäre es hier die Fläche.
Personentage statt Köpfe
Ändert sich die Belegung im Jahr, zählst du Personentage: Personen mal Tage. Angenommen, in WE 2 wohnen bis zum 14.09.2025 drei Personen, ab dem 15.09. kommt ein Baby dazu. Das sind 3 × 257 Tage plus 4 × 108 Tage, zusammen 1.203 Personentage. WE 1 bringt 365, WE 3 bringt 730 Personentage ein. Das Haus hat 2.298 Personentage.
- WE 1: 1.200,00 € × 365 ÷ 2.298 = 190,60 €
- WE 2: 1.200,00 € × 1.203 ÷ 2.298 = 628,20 €
- WE 3: 1.200,00 € × 730 ÷ 2.298 = 381,20 €
Das ist genauer als „vier Personen ab Oktober“ und lässt sich in jeder Abrechnung nachvollziehen. Genauso funktionieren Flächentage bei einem Ausbau mitten im Jahr und Einheitentage bei einem Mieterwechsel.
Beim Personenschlüssel musst du die Belegung im Streitfall nachweisen können. Lass dir Änderungen vom Mieter mitteilen und halte jeweils das Datum fest, ab dem die neue Personenzahl gilt.
Vorwegabzug und Teilgruppen
Nicht jede Kostenart betrifft alle Wohnungen gleich. Zwei Werkzeuge helfen:
- Vorwegabzug: Ein Laden im Erdgeschoss verursacht deutlich mehr Müll als die Wohnungen. Dann ziehst du seinen Anteil vorab ab und verteilst nur den Rest auf die Wohnungen. Nach der Rechtsprechung ist das vor allem dann geboten, wenn die Gewerbeeinheit zu einer erheblichen Mehrbelastung führt.
- Teilgruppen: Der Aufzug fährt nur im Hinterhaus, der Garten gehört nur zu den Erdgeschosswohnungen. Dann bilden nur diese Wohnungen Zähler und Nenner, wenn der Vertrag das so vorsieht.
Schlüssel ändern: was geht und was nicht
Grundsätzlich bindet dich der vereinbarte Schlüssel. Einseitig darfst du nur zu einem verbrauchs- oder verursachungsabhängigen Schlüssel wechseln, wenn der Verbrauch erfasst wird. Das geht per Erklärung in Textform, und zwar nur vor Beginn eines Abrechnungszeitraums (§ 556a Abs. 2 BGB). Willst du etwa von Personen auf Fläche wechseln, brauchst du die Zustimmung deiner Mieter. Ausnahmen kommen in Betracht, wenn der bisherige Schlüssel zu grob unbilligen Ergebnissen führt. Das ist aber Einzelfallsache.
Sonderfall Heizung und Warmwasser
Bei zentraler Versorgung geht die Heizkostenverordnung dem Mietvertrag vor. 50 bis 70 % der Kosten werden nach erfasstem Verbrauch verteilt, der Rest nach Fläche oder umbautem Raum. Wer das nicht einhält, riskiert ein Kürzungsrecht des Mieters von 15 %. Details im Artikel zur Heizkostenverordnung.
In ImmoAktas
Du legst je Kostenart einen Standard-Schlüssel fest und kannst ihn je Mietvertrag oder je Rechnung überschreiben. Die Rechen-Engine zählt Flächentage, Personentage, Einheitentage und Verbrauch selbst, auch wenn sich Fläche, Belegung oder Mieter im Jahr ändern. Zu jedem Anteil zeigt sie den Bruch, aus dem er entsteht. Ausprobieren kannst du das ohne Anmeldung im Nebenkosten-Rechner; alle Funktionen stehen unter Funktionen.
Häufige Fragen
Welcher Umlageschlüssel gilt, wenn im Mietvertrag nichts steht?
Dann werden Betriebskosten nach dem Anteil der Wohnfläche umgelegt. Kosten, die nach erfasstem Verbrauch oder erfasster Verursachung entstehen, werden nach diesem Verbrauch umgelegt (§ 556a Abs. 1 BGB).
Darf ich den Umlageschlüssel einseitig ändern?
Nur in eine Richtung: Du darfst durch Erklärung in Textform bestimmen, dass Kosten künftig ganz oder teilweise nach erfasstem Verbrauch umgelegt werden, wenn der Verbrauch erfasst wird (§ 556a Abs. 2 BGB). Die Erklärung muss vor Beginn eines Abrechnungszeitraums abgegeben werden. Andere Änderungen brauchen eine Vereinbarung mit dem Mieter.
Zählen Kinder und Babys beim Personenschlüssel mit?
In der Regel zählt jede Person, die in der Wohnung lebt, voll mit, auch Kinder. Eine abweichende Gewichtung muss vereinbart sein.
Kann ich für verschiedene Kosten verschiedene Schlüssel verwenden?
Ja. Üblich ist das sogar: Grundsteuer und Versicherung nach Fläche, Müll nach Personen, Wasser nach Verbrauch. Wichtig ist, dass du je Kostenart den vereinbarten Schlüssel einhältst und ihn in der Abrechnung erklärst.
Softwareentwickler aus Dortmund und selbst Vermieter. Hat ImmoAktas gebaut, weil er seine eigene Abrechnung in Excel leid war. Schreibt hier über das, was er beim Abrechnen selbst nachschlagen musste.
Stand: Oktober 2026 · Dieser Artikel erklärt die Rechtslage allgemein und ersetzt keine Rechtsberatung.