Nicht umlagefähige Nebenkosten: was du als Vermieter selbst trägst

Die Grundregel

Betriebskosten sind nach § 1 Abs. 1 BetrKV die Kosten, die dem Eigentümer durch das Eigentum am Grundstück oder durch den bestimmungsmäßigen Gebrauch des Gebäudes laufend entstehen. Umlegen darfst du sie nur, wenn der Mietvertrag das vorsieht (§ 556 Abs. 1 BGB). Daraus ergeben sich drei Gründe, warum eine Position nicht in die Abrechnung gehört:

1. Sie ist ausdrücklich ausgeschlossen, wie Verwaltung und Instandhaltung.
2. Sie ist keine Betriebskostenart, weil sie nicht laufend entsteht oder nicht im Katalog steht.
3. Sie ist nicht vereinbart, etwa eine sonstige Betriebskostenart, die der Vertrag nicht nennt.

Verwaltungskosten

Nach § 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV gehören zu den Verwaltungskosten die Kosten der zur Verwaltung des Gebäudes erforderlichen Arbeitskräfte und Einrichtungen, die Kosten der Aufsicht, der Wert der vom Vermieter persönlich geleisteten Verwaltungsarbeit und die Kosten der Geschäftsführung. In der Praxis sind das zum Beispiel:

• Vergütung einer Hausverwaltung oder eines WEG-Verwalters
• Kontoführungsgebühren, Zinsen, Porto und Telefon
• Kosten für die Erstellung der Nebenkostenabrechnung durch einen Dienstleister, auch Software
• Steuerberatung, Rechtsanwalt, Mahn- und Gerichtskosten
• deine eigene Zeit für Abrechnung, Vermietung und Wohnungsübergaben

Eine Ausnahme bilden Kosten der Verbrauchserfassung und Aufteilung, die die Verordnung ausdrücklich nennt, etwa für Heizung und Warmwasser oder Wasser. Die Abrechnung eines Messdienstes ist deshalb umlagefähig, die Erstellung der übrigen Nebenkostenabrechnung nicht.

Instandhaltung und Instandsetzung

§ 1 Abs. 2 Nr. 2 BetrKV schließt die Kosten aus, die während der Nutzungsdauer zur Erhaltung des bestimmungsmäßigen Gebrauchs aufgewendet werden müssen, um die durch Abnutzung, Alterung und Witterungseinwirkung entstehenden baulichen oder sonstigen Mängel ordnungsgemäß zu beseitigen. Kurz: Reparaturen und der Erhalt der Substanz sind deine Sache.

Die wichtigste Abgrenzung im Alltag ist die zwischen Wartung und Reparatur:

Weitere Kosten, die du trägst

• Leerstand. Der Anteil einer leeren Wohnung bleibt beim Vermieter und darf nicht auf die anderen Mieter verteilt werden. Wie du ihn herausrechnest, steht im Artikel Leerstand und Nebenkosten.
• Rücklagen. Eine Erhaltungsrücklage, auch die einer Eigentümergemeinschaft, ist Vorsorge für Instandhaltung und kein laufender Betriebsaufwand.
• Finanzierung. Zinsen, Tilgung und Bankgebühren für Darlehen.
• Versicherungen nur zu deinem Schutz. Mietausfall-, Rechtsschutz- und Vermieterrechtsschutzversicherung sind nicht umlagefähig. Umlagefähig sind dagegen Gebäude-, Glas- und Haftpflichtversicherung, siehe Gebäudeversicherung umlegen.
• Kabel-TV. Seit dem 01.07.2024 keine Betriebskosten mehr, siehe Kabel-TV in den Nebenkosten.
• Anschaffungen. Kauf von Geräten und Anlagen und auch ihre Miete, wenn sie die Anschaffung ersetzt. Für die Miete von Rauchwarnmeldern hat das der BGH ausdrücklich entschieden, siehe Rauchwarnmelder in den Nebenkosten.
• Einmalige Kosten. Was nur aus einem besonderen Anlass anfällt, etwa die Grundreinigung nach Bauarbeiten, ist kein laufender Aufwand.
• Nicht vereinbarte sonstige Betriebskosten. Was unter § 2 Nr. 17 BetrKV fällt, muss im Mietvertrag einzeln stehen.

Rechenbeispiel: Jahresbelege sortieren

Ein Vermieter sammelt für ein Haus im Jahr 2025 Belege über 11.240,00 €. Darunter sind einige Positionen, die nicht in die Abrechnung gehören.

Mischrechnungen aufteilen

Am schwierigsten sind Rechnungen, die beides enthalten: Der Hausmeister repariert nebenbei die Klingel, der Vollwartungsvertrag des Aufzugs deckt auch Reparaturen ab, der Gärtner legt ein neues Beet an. Hier musst du den nicht umlagefähigen Teil herausrechnen und im Streitfall belegen können, wie du ihn ermittelt hast. Am besten bittest du den Dienstleister um eine Rechnung, die beide Teile getrennt ausweist. Ein Beispiel mit Zahlen zeigt der Artikel zu Hausmeisterkosten.

Steuerlich nicht verloren

Was du nicht umlegen darfst, ist nicht automatisch verloren. Verwaltungskosten, Reparaturen und andere Kosten der Vermietung können bei den Einkünften aus Vermietung und Verpachtung als Werbungskosten in Frage kommen. Wie genau, klärst du mit deinem Steuerberater.

So hilft ImmoAktas

Wenn du eine Rechnung fotografierst, schlägt ImmoAktas die Kostenart vor und erkennt typische nicht umlagefähige Inhalte wie Reparatur oder Verwaltung. Du entscheidest je Rechnung: umlagefähig, teilweise umlagefähig mit Betrag und Begründung oder nicht umlagefähig. Nur der umlagefähige Teil geht in die Verteilung, der Rest bleibt als eigene Zeile bei dir. Leerstand erkennt die Rechen-Engine selbst. Welche Kosten umlagefähig sind, erklären die Artikel umlagefähige Nebenkosten und Betriebskostenverordnung, den Ablauf die Anleitung Nebenkostenabrechnung erstellen.